Точность

Таким образом, менеджер, ведущий собрание в этой фазе, узнает заранее, будут ли новые члены, нуждающиеся в информации, и какая именно информация начнет обратную связь. То есть ему будет легко подготовить визуальную репрезентацию, чтобы представить ее в первом фрейме. Такая визуальная репрезентация представляет проект внешней карты. Она может полезно использоваться, чтобы помочь членам группы придерживаться контекста и узнать все последовательно представленные пункты процесса. Такая ориентация важна для эффективной работы собрания. Как представляется тема — предмет второй книги этой серии, а мы только упоминаем о ней. Читатель может получить некоторое представление о визуальных репрезентациях, как возможных вариантах целесообразной и эффективной помощи, во втором и третьем сегментах модели.

Формат оценки

Менеджер должен выровнять группу, используя полный фрейм обратной связи, который, естественно, включает фрейм результата. Конкретно, обратная связь будет включать характеристики желаемого состояния, являющегося результата. Затем менеджер заручается согласием участников, что они используют фрейм как адекватную репрезентацию для работы. В этом пункте мы рекомендуем, чтобы он точно специфицировал последовательность событий — в направлении тех, которых необходимо достигнуть на этом собрании. Затем общий результат разделяется на ряд промежуточных, структурирующих собрание. Желательно, чтобы менеджеры, использующие модель точности, соблюдали последовательность:

1. Описание (краткое) цели собрания — желаемое состояние или фрейм результата.
2. Фрейм обратной связи — (включая характеристики желаемого состояния).
3. Использование фрейма участниками.
4. Репрезентации каждого пути, ведущего к желаемому состоянию.
5. Всегда, когда сталкиваются с информационным пробелом, при обсуждении какого-либо пути, необходимо, чтобы человек, развивающий альтернативу, заполнил пробел высококачественной информацией.
6. Как только представлены пути с заполненными высококачественной информацией пробелами, участники привлекаются к обсуждению каждого возможного пути, концентрируясь на вопросе: "Приведет ли этот путь к желаемому состоянию?" В этом пункте опускается любая альтернатива, не получающая положительного ответа.
7. Сейчас все пути, сохранившиеся после первого вопроса, оцениваются группой с помощью вопроса: "Согласуется ли этот путь с долговременными целями и планами организации?" Этот шаг гарантирует экологическое соответствие пути. В этом пути опускаются альтернативы, не получившие утвердительного ответа на этот вопрос.
8. Группа привлекается к обсуждению комбинаций различных путей так, чтобы максимально использовать ресурсы организации.
9. Пункт решения — группа выбирает альтернативы в соответствии с некоторой моделью принятия решения и разрабатывает проект использования.

Мы уже прокомментировали первые три шага этого формата. Четвертый и пятый шаги — основные навыки репрезентации — относящиеся ко второй фазе высококачественного информационного процесса — предает второй книги этой серии. В этих шагах будут использоваться фреймы и пойнтеры. Фреймы используются для контроля направления дискуссии — особенно фрейм результата. Каждый шаг этой части собрания в предложенной последовательности определяется фреймом результата. Например, в четвертом и пятом шаге обсуждений материала относительно конкретного пути охвачено полностью. И напротив, любые комментарии, вопросы и утверждения, содержащие материал, не относящийся к рассматриваемым конкретным путям, вежливо, но неуклонно отвергаются. Таким образом, фреймы позволяют информационному процессору руководить собранием в принципиальной, точной и эффективной манере, сохраняя контроль над направлением, чтобы эффективно достигнуть результата. Как уже отмечалось, важно, чтобы внеконтекстовые комментарии, вопросы или предложения были вежливо и быстро опущены. Чтобы помочь членам группы пропустить такой комментарий, вопрос, предложение, информационный процессор может использовать уместное требование, определенное ранее — а именно, вежливо попросить человека вступить в коммуникацию с помощью вопроса, демонстрирующего уместность к работающему в это время фрейму результата. Например, если в четвертом шаге процесса, где рассматриваются пути увеличения торговли товарами X, один из членов группы отметил, что возможно легче сохранить производство этих товаров, но затем могло произойти следующее: