Искусство деловых переговоров

После того как руководителю удалось подобрать хорошего переговорщика, убедиться в том, что он хорошо подготовлен, создать для него необходимые стимулы, наступает следующий этап – отношения между руководителем и переговорщиком в ходе переговоров, для которых решающее значение имеют три вопроса: а) как распределяется между ними ответственность; б) как распределяются полномочия; в) каким образом определяются ими цели.

Первое условие состоит в том, чтобы руководитель и переговорщик разделяли общее мнение относительно предстоящей работы, о том, что предстоит делать и чего следует достичь. Особое значение имеет определение процедуры контроля за ходом переговоров. При этом учитываются как принятый в организации стиль работы, так и характер предстоящих переговоров.

Если речь вдет об организации с бюрократическим стилем, который характерен, пожалуй, для большинства крупных отечественных организаций, то задачи переговорщика, его ответственность и полномочия определяются точно. Соответствующий документ облекается в письменную форму, и независимо оттого, кто готовил проект, он утверждается руководителем.

Иначе обстоит дело в организациях, которым присущ демократический стиль. Здесь соответствующий акт носит характер эластичной основы, позволяющей поддерживать без конфликтов отношения переговорщика с сотрудниками организации и, прежде всего, с шефом. Такая форма создает условия для совместного обсуждения шефом и переговорщиком ответственности и полномочий последнего, а также вопросов, в отношении которых они несут общую ответственность.

В результате совместного обсуждения достигается взаимопонимание, которое имеет первостепенное значение для развития отношений между шефом и переговорщиком, а следовательно, и для успеха переговоров. Особого внимания руководителя заслуживает обеспечение должного взаимодействия переговорщика с сотрудниками фирмы. Дополнительное значение и трудности этот момент приобретает, когда переговоры ведутся вдали от дома.

В заключение следует подчеркнуть, что с учетом значения работы переговорщика и ее специфики важным условием успеха является доверие к нему руководителя. Без этого переговорщик не может действовать результативно, с необходимым авторитетом и свободой действий. Поэтому оптимальным стилем руководства является тот, который характеризуется мягким руководством, поддержкой и нежестким контролем.

Е. Материальное обеспечение переговоров

Материальное обеспечение переговоров лежит на принимающей стороне. Необходимо обеспечить соответствующее помещение, включая освещение, отопление, вентиляцию. Предоставить средства связи, включая телефон, факс, e-mail. Желательно предоставить другой стороне дополнительное помещение, в котором она могла бы проводить совещания своей команды. Это лишь основные требования. Существует немало и дополнительных, вплоть до создания аромата, содействующего успеху переговоров. Считается, например, что японцы чувствительны к запаху жасмина, а американцы – грейпфрута.