|
Одним из известных «похитителей» времени сегодня выступает телефон, хотя его основное предназначение — экономия нашего рабочего времени. В этом парадокс телефонной коммуникации. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов. Но, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, телефон часто становится «поглотителем времени». Несоблюдение правил ведения служебных телефонных разговоров -серьезный пробел в профессиональной подготовке руководителя и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккен-зи среди основных причин потери времени руководителем поставил на первое место нерациональное использование телефона. Плохая подготовка к разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным (до 20-30%) потерям рабочего времени. Простейшие рекомендации позволят сделать телефон инструментом рациональной и сберегающей время коммуникации. 1. Подготовьтесь к разговору. Не действуйте импульсивно, не хватайтесь за трубку, как только возникнет мысль позвонить. Убедитесь в целесообразности и необходимости звонка. Четко определите цель разговора. Продумайте содержание беседы. При необходимости зафиксируйте перечень вопросов. 2. Говорите лаконично. Разговор продолжительностью более 5-6 минут должен стать исключением в вашей практике. Для экономии времени придерживайтесь следующей временной стратегии телефонного разговора: а) взаимные представления (полминуты); 198 б) введение собеседника в курс дела, информирование о цели звонка (до минуты); в) обсуждение обстоятельств, существа дела, достижение цели разговора (2-4 минуты). Один из приемов экономии времени — «закрытые» вопросы, предполагающие односложные («да», «нет», «не знаю») ответы собеседника; г) завершение разговора, прощание (полминуты). Старайтесь не допускать отклонения собеседника от темы разговора, тактично возвращайте его к цели вашего звонка. 3. Начинайте разговор с представления себя и своей организации и тогда, когда звоните вы, и тогда, когда звонят вам. 4. Если произошло разъединение, соблюдайте правило: перезванивает тот, кто звонил. 5. Держите рядом с телефоном ручку и бумагу. Чтобы не упускать важные детали разговора, приучитесь делать пометки либо по ходу разговора, либо сразу после его окончания. 6. Инициатива окончания разговора принадлежит либо позвонившему, либо старшему из говорящих. — 172 —
|