Психология организации времени (Болотова А.К.)

? выполнение целостного задания, а не отдельных мелких поручений;

? поручения конкретным компетентным в данном вопросе исполнителям;

? полная и четкая инструкция о цели и содержании задания и сроках его выполнения;

? контроль не только сроков и конечного результата, но и хода выполнения задания через установленные промежутки времени;

? конструктивная, не отсроченная во времени обратная связь в виде критики за недостатки или похвалы за удачи;

? доведение поручения до сведения других сотрудников и его должная оценка.

Соотношение временных затрат и итоговых результатов. Как известно, трудно конкретно определить, сколько времени надо выделить на решение задачи. Для преодоления этой трудности важно усвоить принцип итальянского экономиста В. Парето: если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% «поглощают» 80% рабочего времени.

Принцип соотношения временных затрат к результату (80 : 20), который был сформулирован Вильфредо Парето (1923), неоднократно подтверждался на практике в различных сферах деятельности вплоть до наших дней. Это означает, что не следует браться сначала за легкие, требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью.

Сначала немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распреде-

192

Затраты 80% затраченного времени

(многочисленные второстепенные проблемы)

Выпуск 80% итогового результата

20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы)

20% итогового результата

Рис. 5. Временной принцип В. Парето (соотношение 80 : 20)

лить по категориям АБВ, сообразуясь с правилом приоритетности и используя принцип Д. Эйзенхауэра.

Высокий профессионализм и деловая интуиция и состоят в том, чтобы выделить наиболее срочные задачи, делегировать их исполнение соответствующему специалисту и наметить оптимальные сроки выполнения.

Стратегии планирования и «резервирования» времени. Планировать время надо в соответствии со значением и важностью задач, отклонять дополнительно возникающие маловажные задачи. Следует научиться фиксировать сроки выполнения задач, перепроверять согласование сроков с точки зрения их необходимости. Все это требует использовать дневник учета времени и подведения итогов раз в неделю, в две недели, в течение месяца или квартала и пр.

— 167 —