|
отвечать на телефонный запрос. Эти рекомендации сформулиро- ваны для секретаря учреждения, но, на наш взгляд, они могут пригодиться любому рядовому сотруднику. Ведь снимая трубку, мы часто выступаем в качестве посредника между тем, кто звонит, и нашим коллегой, то есть выполняем, в некотором роде, секретар- ские функции. Итак, следует придерживаться следующих правил ведения служебного разговора: 1.Быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на первую систему работающих. 2.Сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фа милию. Абонент должен знать, с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени обоих собеседников. Кроме того, такое начало разговора заставляет и собеседника назвать себя и изложить свой вопрос. Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено, а не просто "завтра", "на той неделе" или "через пару дней". 50 При этом секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная руководите- лю, даст ему возможность подготовиться к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно. 4.Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона. 5.В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т. д.) секретарь должен сообщить фамилию и номер телефона заменяющего его сотрудника |4. В брошюре Е. С. Протанской "Профессиональная этика культ- просветработника и ее формирование в вузе культуры" {Л., 1983], в методических разработках для студентов и преподавателей институтов культуры "Вероятные ситуации: проблемы и решения" [Л., 1987] содержатся советы, как предотвращать и преодолевать трудности профессионального общения, возникающие у педагогов досуга. Для молодых библиотекарей полезны методические реко- — 47 —
|