Оптимизация бизнес-процессов

В Европейских организациях обеспечением информирования в рам­ках организации занимается также совет предприятия (работники, орга­низованные в профсоюзы). При осуществлении структурных изменений необходимо провести консультации с этими представителями в соответ­ствии с правовыми требованиями.

Составление детального плана проекта

Детальный план проекта может составляться па основе полученных ранее данных. Для этой цели рекомендуется использовать стандартные формы. План должен отражать работу различных сотрудников и возможных инструментов как всего проекта в целом, так и его отдельных частей. Для различных частей указываются крайние сроки. Мероприятие завершается предоставлением отчета команде по управлению проектом. Ко­манда по управлению проектом должна одобрить отчет до начала следу­ющей фазы.

Разработка плана управления организационными изменениями

В ходе Фазы 1 должен быть подготовлен план управления opганизационными изменениями, связанными с переменами в управлении, кото­рые должны произойти в течение Фаз II - IV. По ходу продвижения про­екта в план будут добавляться детали, связанные с изменением управления.

2.7 Методы планирования и мониторинга

Проект состоит из ряда мероприятий, которые должны быть выполнены последовательно или параллельно к определенной дате и в рамках
установленного бюджета. Для достижения этого необходимо осуществ­лять руководство следующими четырьмя элементами:

• Временем, отведенным на проект (в человеко-часах)
• Фактором времени (ходом проекта)
• Расходами на проект
• Планом управления организационными изменениями

Эти четыре элемента включаются в план проекта, и план сравнивает­ся с результатами по ходу осуществления проекта. Четыре плана, соот­ветствующие этим элементам: Подробный календарный план; план работ; финансовый план; план управления организационными изменениями.

2.7.1 Подробный календарный план

Проект подробного календарного плана составляется в соответствии с Рисунком 2.D. Процессы, которые должны быть проанализированы, за­носятся в колонки. Различные мероприятия на различных фазах проекта отмечаются в строках. К моменту прохождения фазы регистрации проек­та, известными уже считаются процессы, которые должны быть описаны, число вовлеченных отделов (на один процесс) и методики документиро­вания, которые предполагается применить. Для каждого процесса извест­ны мероприятия, которые в будущем должны получить дальнейшее разви­тие, такие как:

• Сбор исходных материалов
• Изучение текущих процедур
• Документирование в соответствии с выбранными методиками
• Установление обратной связи и получение одобрения от людей, вовлеченных в проект
• Составление окончательной документации и включение ее в ус­тановленный набор документации

Для каждого из этих мероприятий нужно оценить время, необходи­мое для его выполнения. Требуется также рассчитать процент времени, потраченного командой по управлению проектом и командой по улуч­шению процесса на консультирование, времени, потраченного лидером проекта на руководство, составление планов и т.д. На основе схемы (см. Рисунок 2.D) можно увидеть различные степени сложности процессов. Они требуют различное количество часов, показанное на Рисунке 2.D.