Оптимизация бизнес-процессов

2.6.2 Разработка проекта

При разработке проекта дополнительно определяются структура про­екта, методы, методики и инструменты, которые будут использованы в проекте.

Определение структуры проекта связано с созданием и объединени­ем команды по улучшению процесса и контактных групп. Обсуждение времени, которое отдельные сотрудники могут потратить на участие в

проекте, условий включения и проект сотрудников, дальнейшее совер­шенствование структуры совещаний (периодичность, обсуждаемые вопросы и т.д.) могут оказать значительное влияние на организацию коман­ды по улучшению процесса.. Замена процесса может также привести к фор­мированию команды по улучшению процесса.

Большое внимание уделяется отношениям между различными мето­дами и важность методов для целей проекта. В то же время определяются все процессы, которые должны быть описаны, проанализированы и/или развиты. Наконец, для каждого административного бизнес-процесса не­обходимо определить, какие отделы и люди будут вовлечены в процесс. Практически это может быть сделано с помощью матрицы, где на пе­ресечении линий отделов и процессов ставятся условные символы (см. Приложение IV).

Одним из элементов разработки процесса является выяснение отно­шений между проектом по улучшению бизнес-процессов и другими про­ектами, с ним связанными. В этих случаях подготавливается глобаль­ный план процесса, который представляется команде по управлению проектом.

2.6.3 Определение деталей проекта

При определении деталей проекта осуществляется дальнейшая про­работка предложений по проекту, составляется окончательный план про­екта, состоящий из восьми конкретных шагов:

1. Определение стандартов документирования

2. Определение порядка подходов и установка приоритетов при
   документировании и анализе процессов

3. Определение лиц, ответственных за выполнение мероприятий
4. Управление обучением и подготовкой
5. Обеспечение информированности отделов и сотрудников
6. Представление проекта членам организации
7. Составление детального плана проекта
8. Разработка плана управления организационными изменениями

В ходе Фазы I детальный план проекта еще не будет завершен. План проекта определяет, что нужно сделать, когда это должно быть сделано и кто это будет делать. По мере прохождения оставшихся фаз план проек­та будет корректироваться до тех пор, пока не будет представлять собой полный архивный файл проекта.