Оптимизация бизнес-процессов

Управление подготовкой и обучением

Необходимо, чтобы сотрудники, вовлеченные в проект, говорили о применяемых методиках на одном языке. Кроме того, часто требуется по­вышение квалификации сотрудников по сбору информации (методикам интервьюирования и т.д.). Сотрудники должны также повышать квали­фикацию в области документирования административных бизнес-про­цессов с использованием выбранных методик и соответствующих средств компьютерного документирования. Кроме того, члены команды по улуч­шению процесса должны хорошо разбираться в методологии управления организационного изменения.

Обеспечение информированности отделов и сотрудников

Без сомнения, важно, чтобы все люди, вовлеченные в проект, получа­ли информацию о:

• Структуре проекта
• Квалификации других людей, вовлеченных в проект
• Временных рамках проекта
• Значении этих временных рамок для бизнеса, структуры орга-низации и различных задач
• Способе, которым осуществляется коммуникация в рамках про­екта
• Причинах, по которым они были выбраны для участия в проекте
• Степени вовлеченности в процесс принятия решения остальных участников

Важно, чтобы все участники проекта хорошо понимали, какое воз­действие на деятельность организации окажут результаты их работы. Это понимание может быть достигнуто в ходе одного или нескольких сове­щаний с участием команды по управлению проектом, контактных групп и команды по улучшению процесса .

Представление проекта организации

Крайне важно предоставлять информацию о проекте не только лю­дям, вовлеченным в него. Информация о цели проекта, о его структуре, о квалификации команд, о значении проекта для различных подразделе­ний должна распространяться в зависимости от роли, которую другие чле­ны организации играют в процессе принятия решения.

Секретность, окружающая проект, должна быть сведена к миниму­му. Отсутствие надлежащего представления о проекте может привести к внутреннему сопротивлению, срыву сбора информации в ходе проекта и возникновению ненужных волнений.

Не стоит думать, что ним удастся скрыть от сотрудников тот факт, что руководство перепроектирует или осуществляет реинжениринг процессов, в которые они (сотрудники) вовлечены. Стоит хотя бы одному слову просочиться, как линейные менеджеры и служащие начинают пред­ставлять себе самые неблагоприятные варианты. Всегда есть кто-то, кто слышал или читал о том, как перепроектирование процесса снизило чис­ленность работающих на 90%. Скоро поползет слух: «Если вы будете под­держивать этот проект, то только один из десяти сохранит свою работу по окончании внедрения проекта». Такое отношение лишит вас всякой надежды на сотрудничество между служащими и командой по улучше­нию процесса. И как результат, линейные менеджеры и служащие будут рассматривать команду по улучшению процесса как врага, будут возникать сильные подводные течения, единственной целью которых будет доказательство того, что перепроектированный процесс не сможет рабо­тать.