Оптимизация бизнес-процессов

Определение стандартов документирования

Во-первых, определение стандартов включает в себя общепринятые нормы методик документирования и анализа, которые будут использо­ваться. Для каждого метода в стандартах должно быть отражено сле­дующее:

• Описание методики
• Описание символов, которые будут использоваться и объясне­ние того, как эти символы должны использоваться
• Образец формы (как она выглядит на экране компьютера), которая будет использоваться для каждой методики
• Описание глубины детализации, которая должна поддерживаться при использовании метода (должны ли детали определяться на уровне подпроцессов, мероприятий, задач; см. Раздел 3.4)
• Указание объема информации, который должен быть занесен в каждую форму (должен ли быть весь процесс описан в одной форме или для описания одного процесса нужно использовать несколько форм в зависимости от отдела)
• Инструкции по заполнению формы
• Образец заполненной формы

Во-вторых, стандарты документирования должны указывать, как в проекте регистрируются различные описания. Каждой форме присваива­ется пятизначный код, который представляет:

• Название проекта
• Фазу, на которой документ был создан
• Номер темы
• Порядковый номер документа в данной теме
• Номер версии

Каждый документ должен также содержать дату и имя составителя документа.

Документы, которые возникают в ходе проекта, регистрируются в файле проекта. Файл проекта ведется для каждого номера темы и в ходе каждой фазы. Для каждого номера темы документы регистрируются в со­ответствии с их порядковым номером.

В-третьих, стандарты документирования содержат описание методи­ки, с помощью которой вся документация по административным бизнес-процессам (документация по текущему положению, а также по предло­женным изменениям) регистрируется в справочнике административной организации (или в справочнике административной информационной си-