Оптимизация бизнес-процессов

Обязанности команды по улучшению процесса могут быть класси­фицированы следующим образом:

• Составление схемы (графика) административных бизнес-процес­сов и сопутствующей документации в соответствии с выбран­ными методиками и стандартами документирования
• Выполнение анализа, проведение дальнейших исследований и предоставление отчета по ним
• Составление проекта предложений, определяющего наиболее ценное нацеленное на будущее решение и внедрение одобренных предложений по процессам. Уровень детализации этих предложений зависит от роли, которую играет компьютеризация при их составлении. Если большее внимание уделяется компьютеризации, то команда по улучшению процесса будет ограничиваться представлением экспертной оценки пригодности. Кроме того, команда по улучшению процесса может быть привлечена к определению требований пользователей. И то и другое пока сильно зависит от структуры проекта, которой необходимо придерживаться в ходе выполнения проектов по компьютеризации организации. Разработка проектов обсуждается в главе 5.

Если организация хочет, чтобы проект успешно продвигался вперед, члены команды по улучшению процесса должны иметь возможность ра­ботать над проектом в течение всего рабочего дня. Если же члены коман­ды по улучшению процесса смогут уделять проекту только часть своего рабочего времени, то команда по управлению проектом и менеджеры отделов должны подготовить четкие формальные соглашения относи­тельно минимальных и максимальных затрат времени по работе над проектом.

Однако все же нет гарантий, что люди, вовлеченные в проект, смогут уделять ему все свое рабочее время. Может оказаться, что со временем участник проекта отдаляется от своего отдела. Чтобы предотвратить это, желательно по ходу выполнения проекта поддерживать его контакты с отделом, например, посещением периодических совещаний в отделе. Кроме того, срок полной занятости в проекте должен ограничиваться несколь­кими неделями и не должен превышать нескольких месяцев.

2.5 Контактные группы

Если в команду по управлению проектом должно быть включено слишком большое количество отделов и менеджеров, вовлеченных в про­цесс, иногда оказывается полезным создание специальных контактных групп. Контактная группа состоит из сотрудников отделов, которые вов­лечены в определение и анализ процесса. Обычно они являются менедже-

рами этих отделов. Контактные группы должны быть организованы по подразделениям (см. Рисунок 2.В). Менеджер подразделения будет лиде­ром контактной группы. Кроме того, члены команды по улучшению про­цесса, специально вовлеченные в анализ части процесса, относящегося к отделу (отделам), будут принимать участие в совещаниях. В зависимости от ситуации, совещания могут посещать лидер проекта, бухгалтер (вне­шний), а также сотрудники. Команда по управлению проектом прини­мает окончательное решение в отношении разногласий, возникающих между контактными группами и командами по улучшению процесса. Перед контактными группами стоят следующие задачи: