|
В случае необходимости шеф должен иметь возможность сам без задержек найти все эти данные. 15. Звуковое лицо фирмы. Вежливо и дружелюбно отвечайте на телефонные звонки. Голос должен быть жизнерадостным и чётким. Ни в коем случае не допускайте пренебрежительного тона. Отвечайте по телефону любезно, по-деловому, выражая постоянную готовность помочь. При общении со звонящими не допускайте разграничения по классовому признаку. У звонящих должна оставаться уверенность, что фирма ещё долго будет оставаться передовой, молодой и процветающей. 16. Обещанные ответные звонки. Обязательно сдерживайте обещание. Славьтесь своей надежностью. Следите за тем, чтобы и шеф позвонил, если обещал это сделать. 17. При большой нагрузке… Делайте все по порядку: одно за другим. Установите небольшие перерывы, чтобы удостовериться, соблюдается ли нужный порядок и выдерживается ли план. Установите очередность дел по степени их важности. Сохраняйте спокойствие. 18. Работа с почтой. Должна быть безупречной, никаких послаблений. Чаще справляйтесь с написанием слов в словарях. Если возникают затруднения со знаками препинания, надо взяться за эту тему и проштудировать её как следует. Обращайте внимание на стиль переписки и правильность содержания. Полученные письма внимательно прочитывайте и отвечайте на все поставленные в них вопросы. В письмах давайте только проверенные сведения, не допускайте расплывчатых неточных сообщений. Проверяйте, все ли приложения к письмам в порядке. Точно соблюдайте правила оплаты почтовых отправлений, не наклеивайте марки просто на глазок. Если шеф в отъезде, отправьте промежуточное сообщение до получения дальнейших распоряжений. Во входящей корреспонденции важные сведения отметьте люминесцентным фломастером. 19. Делайте записи… Не откладывая. Память не всегда так надежна, как этого хотелось бы. Фиксируйте все идеи шефа в специальной картотеке. 20. Соблюдение сроков. Как можно оперативнее просите шефа назвать вам все назначенные лично им сроки договоренностей, встреч и бесед. 21 . Больше действовать. Меньше разговаривайте. Не затягивайте выполнение дел: выполняйте их сразу. 22. Собственная речь и манера держать себя. Ухоженный аккуратный вид. Дисциплинированное поведение. Дружелюбный настрой. 23. Сохранение тайн. Никому не передавайте сведения конфиденциального характера. Не берите на себя руководство «внутрифирменной службой связи». Не проявляйте таланта при производстве и распространении слухов и сплетен. Не оставляйте лежать открыто никаких документов, составляющих тайну. — 101 —
|