|
личить вашу производительность во много раз. Если его использовать неверно, он может затянуть вас в болото. Я знаю многих бизнесменов, кто сам отвечает по своим собствен- ным телефонам. Они верят, что это добавляет им веса в обществе. Ко- нечно, если у вас нет секретаря, у вас нет выбора. Но если секретарь есть, пусть она или помощник берет трубку и отвечает на звонки. Хо- роший помощник может защитить вас от людей, с которыми вам со- вершенно не хочется разговаривать. Каждого звонящего нужно спра- шивать, чтобы выяснить реальную причину звонка и необходимость разговора с вами. Если звонящий объяснит это, то можно соединять его с вами. Если же нет, то не нужно тратить время для ответа на зво- нок. Две или три минуты, которые требуются для ответа на ненужный звонок, могут показаться не столь уж и значительными, но умножьте их на несколько десятков в течение дня, и у вас увеличится время для работы над пунктом "А". Кроме того, если звонки фильтруются помощ- ником, вы вскоре обнаружите, что помощник часто сам может решить какой-либо вопрос, не беспокоя вас, перенаправив его или передав нужную для абонента информацию. Вне зависимости от того, есть ли у вас секретарь или помощник, я могу дать несколько советов относительно телефона. Во-первых, примите решение об установлении определенного времени, когда вы будете принимать и отвечать на телефонные звонки. Например, перед ленчем или в конце дня может быть лучше всего. Когда люди собира- ются есть или идти домой, они с большей вероятностью будут гово- рить о деле, а не разговаривать попусту. Определенное время для звон- ков также поможет вам выглядеть более профессионально в глазах ва- ших клиентов, поскольку они могут не иметь времени, чтобы дозво- ниться до вас или ждать вашего звонка. Убедитесь, что вы правильно разговариваете. Три или четыре ми- нуты к разговору, где пересказывается бейсбольный матч или рыбал- ка, добавляются слишком быстро. Шекспировские разговоры каждый день образуют большую дыру в вашей рабочей неделе. Каждые четыре минуты при разговоре по телефону, нанизанные одна на другую, об- разуют большую брешь в рабочем дне. И еще одно последнее относительно телефона. После звонка сде- лайте необходимые записи сразу же, до того как вы все это забудете. И, если возможно, предпринимайте соответствующие действия не- медленно или, в крайнем случае, занесите все требующиеся действия в ваш перечень приоритетов. Седьмой Похититель времени: бумажная работа Часто говорят, что армия Гитлера побежала из-за бумажной работы. — 26 —
|