Если Вы руководитель

Но если вы, как руководитель, все же склонны про­вести совещание, в силу каких именно причин целесооб­разнее всего это делать? В основном по следующим соображениям: во-первых, при необходимости принятия по данному вопросу коллективного решения; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо вос­пользоваться мнениями различных групп работников, представляющих разные подразделения.

Итак, решение провести совещание руководителем принято. Каковы последующие шаги в избранном на­правлении?

Прежде всего необходимо не менее чем за два дня до проведения сообщить участникам его тему. Далее важно позаботиться о повестке дня, составив ее с зара­нее обусловленным регламентом. Это позволит участни­кам совещания лучше подготовиться по наиболее инте­ресующим их темам. И наконец, полезно ознакомить каждого со списком всех участников совещания.

Хотя описываемые мной действия руководителя по подготовке совещания носят в основном, так сказать, технический характер, их влияние на последующее его проведение и, в частности, на связанную с ним психоло­гическую атмосферу весьма значительно. По существу, речь идет о создании определенного настроя людей на необходимые деловые отношения на этом совещании с учетом особенностей отдельных его участников.

Важную роль в проведении совещания играет пред­седательствующий на нем человек. Председательствую­щему необходимо не забывать, кто участвует в совеща­нии, какие должности занимают эти люди, что можно от них ожидать. Это помогает сохранять самообладание и достаточно уверенно контролировать ход совещания.

Как подчеркивает В. Хойер, «любое заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое содержание и как оно протекает на самом деле. Иначе говоря, очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. При этом второй аспект намного сложнее, хотя содержание — смысл совещания» (1990. С. 218).

В силу вышесказанного руководитель может предло­жить в председатели собрания кого-то из членов коллек­тива, имеющего опыт подобной работы, с тем чтобы он следил за очередностью выступлений, их соответствием теме совещания и установленному временному регла­менту. В этом случае руководителю легче сосредоточить­ся на содержательной стороне совещания.

Нередко, однако, руководители предпочитают вести совещания сами. Начинать их рекомендуется с неболь­шого вступительного слова продолжительностью в 3—5 минут. С психологической точки зрения роль его чрезвы­чайно велика, поскольку таким образом присутствую­щим задается соответствующая установка на текущую работу. Во вступительном слове необходимо: а) опреде­лить цель собрания и повестку дня; б) изложить порядок ведения дискуссии; в) коснуться предыстории рассмат­риваемой проблемы; г) наметить основные направления ее текущего обсуждения; д) сформулировать возможные решения и условия их принятия или отклонения; е) определить порядок ведения протокола.