|
К сожалению, современная деловая переписка не лишена двух серьезных недостатков — наукообразия и канцеляризмов, которые так и «лезут» из всевозможных служебных документов. Разве не поражает своей вычурностью такое обращение: «Убедительно прошу Вашего распоряжения об отправке мне в письменном виде разъяснения на нижезатронутый вопрос»! Или такое: «Рад доложить, что квартальный план заготовке лома успешно завершен. Успех в этом сложном деле добыт (?) в результате повседневной заботы и помощи горисполкома, комитета народного контроля, а также городского уполномоченного Вторчермета, т.е. меня»? Невозможно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если: * руководствоваться стандартами делопроизводства, нормами служебной переписки, различными справочниками и пособиями по служебной корреспонденции; * писать просто и понятно, избегая наукообразия и канцеляризмов; * соблюдать и в письменной речи административный этикет. Стиль работы с документами. Сколько руководителей, столько и способов работы с деловой документацией. Обычно выделяют следующие подходы к этой важной части управленческого труда. «Суперисполнитель». Руководитель такого типа каждое утро бросается на папку с входящей документацией, как на врага, и не разгибается до тех пор, пока внимательнейшим образом не изучит все письма, отчеты, докладные записки, накладные и не переправит их в папку с исходящей. В душе он считает себя отличным работником и искренне обижается, что его почему-то обходят повышением. Между тем такая «несправедливость» со стороны высшего начальства вполне оправдана. Во-первых, подчиненные обычно крайне недовольны таким руководителем, потому что им никогда не достается сколько-нибудь интересной и самостоятельной работы. Поэтому все более или менее честолюбивые подчиненные стараются уйти от него в другое подразделение, что, естественно, настораживает руководство организации. Во-вторых, этого руководителя просто нельзя повысить, потому что кроме него, никто в подразделении не знает, как решать те или иные задачи. Он обычно старается не болеть, и ходит на работу из последних сил, пока не свалится с ног. Не видя достойного преемника, начальство не решается стронуть его с места. Помимо этого, есть опасность, что при таком стиле работы с документами на более высокой должности он просто надорвется. «Распасовщик». Руководитель этого типа доводит до абсурда принцип делегирования полномочий, напоминая центрального нападающего, который вместо того, чтобы организовать атаку и самому идти на штурм ворот, стремится лишь поскорее избавиться от мяча, пасуя его кому попало. Он считает, что для того и подчиненные, чтобы делать всю работу. Характерные резолюции такого руководителя: «Прошу разобраться» или «Необходимо решить». — 156 —
|