|
* конкретизацию и разъяснение распоряжений; * ответы на вопросы; * назначение сроков выполнения и ответственных. Зачастую возникает необходимость получения информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. В этих целях проводят оперативное (диспетчерское) совещание. Порядок проведения такого совещания включает: * заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах, * попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации. Чтобы совещание дало желаемый результат, его необходимо серьезно готовить. В период подготовки совещания руководитель должен: * четко определить порядок дня, ключевую проблему и желательный круг участников (не более 8— 10 человек); * довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и порядок дня. Время и дата должны совпадать с днем, который традиционно отводится для такого рода деятельности. Непредвиденные совещания возможны лишь как исключения; * ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, относящимися к обсуждаемой проблеме; * продумать регламент совещания. Примерный расчет может быть следующим: общее время проведения — не более 1,5 — 2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45—50 минут работы. Если в порядке дня совещания предполагается обсуждение нескольких вопросов, то психологически вернее будет внести на рассмотрение вначале более простые, которые требуют меньше времени и умственной энергии; * подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24 градуса), проветриваемость, необходимая наглядность: (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать услышанное, набросать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы. Деловой настрой совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя в начале совещания. Он должен: * начать точно вовремя (здесь как никогда верна пословица «Семеро одного не ждут»); * в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания; * согласовать правила и регламент совещания; * назначить ответственного за ведение протокола совещания; * не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с критических реплик, то считайте, что ваше совещание на этом закончилось. После вступительного слова с докладом или с основной информацией по обсуждаемой проблеме выступает либо руководитель, либо назначенный руководителем сотрудник. Доклад (основную информацию) должны отличать: — 153 —
|