|
* трафарет; * анкета; * текст-аналог (или типовой образец). Трафарет — текст с пробелами, предназначенными для переменной информации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок, командировочных удостоверений и др. Опыт свидетельствует, что применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов, примерно в девять раз. Анкета — это текст, в котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, характеристики, сводки, различные заказы, отчеты и др. Текст-аналог — это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером таких текстов может являться решение совета директоров крупной компании и во исполнение этого решения — циркулярное письмо подчиненной организации, адресованное базовым подразделениям по подчиненности. Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть типизирована почти половина всех документов, составляемых в организациях. Так, применение типовых образцов сокращает время на составление писем в 3,5 раза. От чьего лица составляется служебный документ? В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое (организация, учреждение, предприятие и др.), письмо пишется от третьего лица: дирекция ходатайствует; совет директоров принял решение... Форма изложения от третьего лица стала международной традицией после второй мировой войны. Исключением, вплоть до недавнего времени, являлись США, где официальные письма компаний составляются, как правило, от первого лица. От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия. Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю», после чего формулируются предписываемые действия, всегда выражаемые неопределенной формой глагола: «Во исполнение решения совета директоров от 7 августа приказываю: * ввести в действие... * обязать... * утвердить график... * контроль за исполнением приказа возложить на...». Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов «прошу» или «просим», если документ подписан двумя или несколькими лицами. Сопроводительные письма начинаются с глагола в первом лице единственного или множественного числа: «Сообщаю Вам, что»; "Напоминаем, что" и др. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ издается; контроль— возлагается или осуществляется; должностные оклады— устанавливаются; порицание— выносится и др. — 155 —
|