|
Для удобной базы контактов достаточно всего несколько столбцов: ФИО, должность, место работы, телефон, email, адрес и примечания. Каждый раз, когда вносите в таблицу новые данные, не пожалейте времени, чтобы перепроверить их на наличие опечаток. В противном случае, они могут превратиться в ошибки в статье. Должность нужно указывать полную, официальную. Тогда при использовании комментария какого-то конкретного человека вам не придется ее перепроверять. «Вождь пенсионеров» - это не должность, это, скорее, жизненное кредо и вам оно вряд ли сильно пригодится. Ваша база данных в виде таблицы может выглядеть примерно так:
Можно, конечно, сделать таблицу и в Word’е, но тогда все фамилии и должности придется держать в уме. Каждый раз вчитываться в каждую строчку списка, состоящего из нескольких сотен фамилий – лишняя трата времени, но это единственный выход, если вы никак не можете вспомнить, на какую букву начинается фамилия нужного вам человека. Excel же позволяет делать сортировку по колонкам. Только, когда вы ее сделали – убедитесь, что вы действительно сделали эту сортировку правильно и в нужном порядке у вас расположились строки всей таблицы. В противном случае вы перепутаете все контакты. Допустим, при сортировке по фамилиям у вас изменился порядок строк только в одной первой колонке, а все остальные остались на месте. Тогда все должности, контакты и примечания будут написаны напротив «неправильной» фамилии. Чтобы этого не произошло, нужно выделить нужную вам колонку (например, «должность») и нажать на кнопку «сортировка» (буквы А и Я стоящие одна над другой и стрелочка вниз). Должно появиться окошко «Обнаружены данные вне указанного диапазона. Обнаружены данные рядом с выделенным фрагментом. Эти данные не будут отсортированы». В том же окошке предлагается выбрать нужное действие –« Автоматически расширить выделенный диапазон» и «сортировать в пределах указанного выделения». Обязательно отмечаете первое – расширить выделенный диапазон. И только после этого кликаете на кнопку «сортировать». — 100 —
|