Существуют следующие критерии управления справочником:
Управление постоянными системами.
Кодирование всех документов. В Разделе 2.6.3 (определение детализации проекта) утверждается, что кодирование всех документов, отделов, подразделений, процессов и форм требует чрезвычайно много времени, однако реализовывать цели Справочника по административной организации все равно необходимо.
Следует использовать процедуры обновления, предназначенные для обеспечения контроля за документацией (см. Раздел 7.4.3).
Организация управления справочника (см. Раздел 7.6).
Связь степени детализации с ее использованием. В зависимости от того, как используется справочник, необходимо определить уровень детализации документации в справочнике (см. Раздел 3.5).
Организация распространения разделов справочника среди пользователей (см. Раздел 7.4.3).
7.4 Содержание и компоновка
Справочника по административной организации
Вся документация по административной организации приведена в Справочнике по административной организации. Ниже обсуждается содержание и структура справочника, а также инструкции для него.
7.4.1 Содержание Справочника по административной организации
Справочник по административной организации играет важную роль как инструмент для управления административной организацией. Документация всех видов используется также при:
Анализе структуры административной организации.
Обзоре последствий предлагаемых изменений в административной организации.
Передаче знаний по административной организации.
Подготовке персонала.
Документация должна быть всеобъемлющей. Основное внимание следует уделять тому, что является необходимым для анализа (см. Главу 4), и при составлении справочника необходимо следовать логике, использовавшейся при проектировании административной организации (см. Глава 5 и, в частности, Рисунок 5.А). Такая комбинация требований приводит к созданию глав Справочника по административной организации; их содержание далее объясняется на Рисунке 7.В и приводится в нижеследующем списке.
Введение и индекс ключевых слов.
Общие сведения (контекст, бизнес-процессы, метод действия).
Организация.
Информационное управление (внутренняя связь).
Административные процессы.
Рабочие инструкции.
Внутренний контроль.
Различные аспекты (инструментальные методики).
Носители данных.
9. Определения данных.
Справочник по административной организации
Раздел: 0. Инструкции для Справочника Глава: 2. Содержание Справочника Параграф: 3. Объяснение содержания Подпара граф: