Оптимизация бизнес-процессов

6.6 Мероприятие 5: Измерение и составление отчета по результатам улучшения

Регулярно, через заданные промежутки времени (около месяца), команда внедрения должна готовить отчет о состоянии дел. Отчет должен содержать:

• Текущие достижения по сравнению с планом.
• Обновленный детальный 90-дневный план.

• Результаты улучшения по сравнению с прогнозами. Важно понимать, что многие из улучшений имеют связанную с ними кривую обучения, характер которой таков, что максимум уровня улучшения не может быть достигнут до максимума операционной эффективности.
• Расходы по сравнению с запланированным бюджетом.
• Результаты всех исследований по управлению организационными изменениями.
• Любые непредвиденные проблемы.

Эти отчеты о состоянии дел следует представить исполнительной команде и постоянным спонсорам.

6.7 Мероприятие 6:

Проведение периодических обзоров

Команда внедрения должна проводить очень краткие периодические обзоры достижений с постоянными спонсорами и заинтересованными членами исполнительной команды. В начале процесса внедрения эти обзоры должны проводиться ежемесячно. По прошествии первых 90 дней они должны проводиться сразу после выполнения очередного основного этапа или как минимум раз в 90 дней. На этих совещаниях внимание должно быть сосредоточено на достижениях во внедрении нацеленного на будущее решения и измеренных результатах.

6.8 Мероприятие 7:

Сравнение результатов с целями

По завершении процесса внедрения, результаты следует сравнить с целями проекта улучшения. Кроме того, нужно детально вычислить трехлетнюю прибыль на инвестированный капитал. В это время команда по улучшению процесса и команда внедрения должны провести финальное обсуждение и анализ завершенного административного проекта по улучшению бизнес-процессов. Финальный анализ должен быть сосредоточен на определении творческих подходов, использованных той или иной командой, которые могли бы быть применены к другим административным бизнес-процессам, а также ошибках, которые были совершены в течение процесса улучшения. Результаты анализа должны быть задокументированы.

6.9 Мероприятие 8:

Поощрение членов команды

Очень важно поощрять желаемое поведение, если администрация хочет, чтобы это поведение повторялось в будущем. В большинстве книг по тотальному управлению качеством говорится о поощрении людей с помощью трех П:

• Почетных грамот на стенку.
• Похлопываний по плечу,
• Представлений руководству.

Это все неплохо, но в проектах по улучшению бизнес-процессов необходимо добавить четвертое П - похлопывание по бумажнику. Проект по улучшению бизнес-процессов должен привести к существенному улучшению долларовой прибыли, и эти вновь полученные суммы следует разделить между организацией и двумя командами, которые сделали это возможным.