Оптимизация бизнес-процессов

7.3 Документация административной организации

Для документирования административной организации требуется иная система. Сначала, важно, чтобы к документации обращались в соответствии с категорией ответственной организационной единицы (подразделение, отдел) и в соответствии с категорией административного бизнес-процесса или групп процессов. Не имеет значения, в каких проектах разрабатывались процессы или как эти проекты были выполнены.

Сначала мы рассмотрим цели системы документирования для административной организации, называемой Справочником по административной организации. В справочнике записана вся документация по административной организации. Кроме описаний процессов, в него должны быть также включены распределения задач, правила, стандарты, информация о предпосылках и объяснения.

Различают несколько целей Справочника по административной организации.

• Справочник помогает яснее понять структуру административной организации. В справочнике четко документируется, как организованы административные бизнес-процессы и какие руководящие принципы следует соблюдать. Таким образом, документация служит основанием для обзора работы административных бизнес-процессов. Документация также помогает поддерживать существующие системы административной организации.

• Справочник дает базу для анализа и оценки административных бизнес-процессов.
• Документация в справочнике служит для сравнения существующих и предлагаемых проектов процессов на случай модификации.
• С помощью справочника возможна передача знаний между отдельными людьми (см. также Раздел 3.3) как во времени, так и в пространстве. Справочник может использоваться как вспомогательное средство обучения и помощи новому персоналу в понимании процессов. В то же время, благодаря ясной интерпретации принятой документации процесса, во всей организации может быть введен единый метод работы. Регистрируется также формальное общение между сотрудниками, вовлеченными в административный бизнес-процесс: указывается когда, кому, как и что было сообщено.
• Определяются функции, задачи и обязанности в пределах административных бизнес-процессов. Хорошо определенная задача особенно необходима для тех процессов, в которых различные отделы организации должны последовательно или вместе выполнять определенные задачи.

Для управления справочником важны некоторые критерии, также учитывающие цели. Эти критерии должны быть сформулированы для каждого отдельного случая более или менее детально. Можно заключить, что в силу роста и усложнения организации (больше отделов, больше сотрудников, больше процессов, и т. д.) работа должна выполняться более детально.