Оптимизация бизнес-процессов

E.Маршрутизация.

F.Внутренний контроль.

G.Продуктивность.

Н.Возможности стандартизации.

I.Дублирование/избыточные процедуры.

J.Результативность/эффективность инструментов.

Цели анализа можно подразделить в соответствии с проблемами ана­лиза. Предметом анализа являются:

• Условия, в которых протекает административный бизнес-процесс (Цели анализа В, D, E, F и J).
• Фактическое выполнение административных мероприятий (Цели анализа С, F, G, Н и I).
• Конечный продукт административного бизнес-процесса (Цели анализа А, С и F).

Цели могут быть представлены таким же образом, как это представ­лено на Рисунке 4.О (буквы соответствуют целям анализа).

Неэффективно проводить исследование завершения административ­ной организации в целом, не дифференцируя характер и влияние целей, связанных с каждым мероприятием. Вы быстро заметите, что недостатки будут по-прежнему наблюдаться, если цели анализа не изменятся. При

Рисунок 4.0 Предмет анализа

взгляде на Рисунок 4.О возникает впечатление, что неадекватные предва­рительные условия часто приводят к неадекватной обработке и конеч­ных продуктов.

Пример иерархии анализа, при помощи которой возможно проведе­ние классификации целей анализа в соответствии с важностью, может быть представлен следующим образом:

1. Во-первых, определить конечный продукт (А, С и F) и эффек­тивность управления информационными потоками. Если все это в порядке, определить, стоит ли их изучать.
2. Если да, то определить, выполняются ли условия эффективного функционирования. (К примеру, в отношении использования файлов, следует рассмотреть возможность компьютеризации или в отношении структуры функций и задач, следует рассмотреть распределение мероприятий между организационными структур­ными подразделениями.)
3. После оценки эффективности выпуска и условий методов эффек­тивной работы, тем не менее, следует рассмотреть фактическое выполнение мероприятий и выяснить, возникает ли дублирование, адекватна ли маршрутизация в рамках отдела, используются ли возможности стандартизации и высока ли продуктив­ность.

Раздел 4.13.2 указывает, что не все данные, необходимые для анали­за, могут быть взяты из существующей документации. Это может создать необходимость в приоритизации анализируемых элементов и создании иерархии целей анализа. Предположим, к примеру, что возникает ситуа­ция, когда административной организации подходят только схема орга­низационной структуры (Раздел 3.9.1) и детальная схема процесса (Раз­дел 3.9.6). Как указано в Разделе 3.10, не все требуемые факторы могут быть представлены в виде схемы с помощью обеих методик документи­рования. В этом случае для каждой цели анализа могут быть представлены необходимые дополнительные данные, требуемые для адекватного анали­за (см. Рисунок 4.Р). Так, к примеру, анализ продуктивности администра­тивных бизнес-процессов потребует дальнейшей детализации различных параметров, затрат и стандартов. Обычно следует выходить за границы соответствующего административного бизнес-процесса.