Оптимизация бизнес-процессов

тельного, более детального изучения (к примеру, необходимость в улуч­шении качества системы управления информацией и потребность в сни­жении длительности цикла). Только после завершения изучения может сформироваться определенное мнение о возможности и желательности вне­дрения компьютеризации.

4.12.3 Оптимизация уровня использования административных технических инструментов

Этот анализ концентрируется на оценке уровня использования суще­ствующих административных технических инструментов, таких как пер­сональные компьютеры, копировальная техника, читальные аппараты для микрофиш, оборудование для обработки текстов и т. д. При централизо­ванном использовании этого оборудования возможно получение финан­совой прибыли, поскольку при уменьшении количества оборудования, уровень занятости увеличивается по сравнению с децентрализованным использованием.

Следует составить список, в котором для каждого элемента оборудо­вания устанавливается следующее:

• Местоположение.
• Цель использования (процессы/мероприятия).
• Уровень занятости.
• Возможности концентрации и комбинирования схожего, расположенного в разных местах, оборудования.
• Последствия возможных изменений для персонала, занятости, обработки, времени транспортировки, затрат и т. д.
• Воздействие на индивидуальные рабочие потоки, если сотруднику для того, чтобы воспользоваться требуемым оборудованием надо дойти до другого местоположение. (Даже в рамках свободного потока последовательности выполняемых действий.)

Этот вопрос необходимо тщательно обсудить до того момента, когда организация начнет осуществление централизации своего оборудования. Очень часто сильно недооценивается процент потерянной продуктив­ности, относящийся к воздействию производительности использования оборудования, расположенного на другом участке. Как правило, воздей­ствие на рабочие потоки в четыре раза больше действительного времени транспортировки. К примеру, хотя для того, чтобы дойти ко копироваль­ного аппарата требуется 3 минуты, реальные потери времени составляют 12 минут.

4.13 Анализ административных бизнес-процессов: практические рекомендации

4.13.1Введение

Существует ряд практических рекомендаций относительно управле­ния различными целями анализа. Существует много различных способов для анализа того, в какой степени административная организация удов­летворяет критерию, как это описано для цели анализа (Разделы 4.3 - 4.12). Практика показывает, что опытный сотрудник может сформировать пол­ное впечатление о качестве процессов уже в ходе фазы документирования (оно должно подкреплять впечатление, полученное в ходе предваритель­ного исследования; см. Раздел 3.6). Менее опытному работнику требуется подходить к анализу более систематически, оценивая каждую цель анализа.