Оптимизация бизнес-процессов (Коллектив авторов)

Анализ происходит посредством изучения производительности применяемых инструментов, упомянутой в Разделе 4.12, и мероприятий, описанных в Разделе 4.6 как часть изучения группировки мероприятий по отделам и сотрудникам.

4.10.2Потребности офиса

Стандартизация потребностей офиса (документов, таких как формы, графики, системы хранения и т. д.) нацелены на снижение их изменчивости и увеличение продуктивности. Возможными станут снижение запасов, упрощение процедур оформления заказа и крупных закупок. Анализ должен проводиться таким же образом, что и анализ стандартизации применяемых инструментов.

4.10.3Методы работы

Часто меняющиеся методы работы используются для выполнения схожих мероприятий в различных местах. Могут возникать проблемы с заменой персонала (в случае отсутствия кого-либо из сотрудников) и с контролированием хода мероприятий. Кроме того, мероприятия, выполняемые в различных местах, могут различаться. Это может создать препятствия для стандартизации оборудования и потребностей офиса.

4.11 Выявление дублирующих и избыточных процедур и мероприятий

В Разделе 4.4 рассматривается устранение избыточных процедур в ходе использования файлов и создания документов. Помимо этого, необ-

ходимо обсудить цели различных административно-организационных мероприятий и необходимость достижения лих целей. Это необходимо, поскольку иногда выясняется, что мероприятия, которые раньше были целесообразны, перестали быть таковыми. Иллюстрацией этого является оборачиваемость, которая ежедневно регистрируется для каждого заказа, в то время как информация об оборачиваемости документируется с помощью автоматизированной системы. Почти во всех организациях сталкиваются с этой ситуацией. Этот анализ проводится при помощи схемы управления формами, в которой представлены главные проблемы административных бизнес-процессов. Тем не менее, должно быть проведено более детальное изучение на основе детальной схемы процесса, которое содержит более широкий спектр информации, чем схема управления формами.

Анализ должен проводиться в соответствии со следующими мероприятиями:

Мероприятия должны быть сгруппированы в соответствии с целями, которые команда по улучшению процесса хочет с их помощью достичь. Эти цели могут сообщаться с внешними властями посредством отправки документов, распространения внутренних документов о структуре продаж и т. д. Рекомендуется разрабатывать цель для каждого процесса или мероприятия.
Необходимо составить список, па основе которого предоставляется отчет для каждой цели. Для каждого мероприятия список должен указывать, выполняет ли оно какую-либо функцию в достижении других целей. Если да, тогда существует больше возможностей для устранения упомянутого мероприятия, чем если мероприятие выполняет только одну цель.
Следует провести обзор, определяющий, имеют ли дублирующие мероприятия разные цели. Возможно, что одно мероприятие выполняется в разных отделах для достижения различных целей. Эти мероприятия могут также быть распространены на различные административные бизнес-процессы. К примеру, возможно, что для обзора детальной информации о продажах отделом обработки заказов коды изделий группируются как часть функции управления заказами и группируются на товарном складе как часть функции складской поставки. Обзор должен проводиться для каждой отдельной цели.
Для каждой цели следует рассчитать и просуммировать затраты на различные мероприятия. Это делается путем отнесения на мероприятия затрат на оплату труда персонала и других расходов. Для сбора требуемых данных относительно сотрудников, выполняющих несколько мероприятий, могут быть использованы временные журналы регистрации времени.

— 120 —