Оптимизация бизнес-процессов

В качестве примера того, как уровень детализации может быть опре­делен заранее, здесь представлена схема процессов произвольного отдела дебиторской задолженности. Для документации процессов, используемых при учете дебиторской задолженности, определены четыре уровня дета­лизации:

• процедуры
• мероприятия
• задачи
• рабочие инструкции

Основным процессом в рамках функции учета дебиторской задолжен­ности является ведение записей по дебиторской задолженности (см. Рису­нок 3.А). Этот процесс состоит из большого количества взаимодейству­ющих, связанных мероприятий; к примеру, поддержка исходной инфор­мации, поддержка ежедневных остатков, поддержка напоминания, ввод платежей. Эти мероприятия дальше подразделяются на задачи. К приме­ру, мероприятия по «обновлению напоминаний» могут быть подразделе­ны на такие задачи, как обновление текста, печать списка уведомлений, блокировка обновления напоминаний, печать и рассылка по почте напо­минаний (уведомлений напоминания). Рабочие инструкции содержат ин­формацию о том, как следует выполнять определенную задачу. К приме­ру, рабочая инструкция для задачи «печать и рассылка по почте напоми­наний» инструктировала бы служащего следующим образом:

• взять лист бумаги
• вставить в принтер
• подготовить принтер к печати
• выбрать пункт меню

Операционные процедуры являются письменной блок-схемой, опи­сывающей мероприятия, связанные с определенным процессом. Рабочие инструкции используются для выявления определенных задач, связанных с каждым мероприятием и для объяснения того, как реализуется каждая из задач.

Определение

Мероприятие выполняется в рамках естественной рабочей группы (отдела) одним или более сотрудниками, реализую­щими различные части мероприятия.

Задачи являются отдельными элементами и/или подмноже­ствами мероприятия. Обычно задачи связаны с выполнением конкретным сотрудником поставленного перед ним задания.

В большинстве случаев необходимо также определить уровни дета­лизации, требуемые для других факторов, перечисленных в Разделе 3.4.

Это особенно важно для факторов информации и методики. К примеру, такие определения, как «при помощи компьютера» или «вручную» слишком туманны для выполнения административного процесса дол­жным образом.

3.6 Несколько практических предложений

Ниже приведено несколько практических предложений относитель­но того, как определить содержание документа и уровень детализации в различных документах.

3.6.1 Определение масштаба и уровня детализации на практике