Оптимизация бизнес-процессов

Специальная форма передачи знаний при личных контактах - это про­фессиональное обучение, проводимое в организации. Инструкция предъяв­ляет особенно высокие требования к методикам документирования, по­скольку, не внося путаницы и различий в интерпретацию, каждая инст­рукция годится для консультации только по одному вопросу (может иметь в виду только одну вещь).

Передача знаний во времени в общем означает средства подготовки документации, доступной для консультаций и ссылок. Конкретные тре­бования, необходимые для осуществления передачи знаний во времени, будут обсуждаться в главе 7. Передача знаний также важна для эффектив­ной поддержки или обновления существующей административной систе­мы и для поддержки непрерывности функционирования этих систем.

Цели административных бизнес-процессов определяют, какие мето­дики документирования будут применяться. Выбор этих методик - не такая уж простая задача. В зависимости от целей, преследуемых доку­ментированием, будут определяться факторы, которые должны быть до­кументированы. Другими словами, должны использоваться только те методики документирования, которые могут адекватно представлять факторы, необходимые для достижения цели.

Цели документирования обычно недостаточно хорошо продумываются заранее, что приводит к неверному выбору методики документиро­вания. В некоторых случаях оказывается, что хотя цель и была определе­на заранее, выбиралась неподходящая методика. Это происходит из-за неадекватности анализа того, могут или не могут данные факторы быть представлены данной методикой документирования.

3.4 Факторы документирования

Фактор - любой элемент (к примеру, окружающая среда, деньги, труд, технология, расстояние, размер и т. д.), оказы­вающий воздействие на функционирование процесса.

Для правильного выбора методики документирования необходимо принять решение относительно того, какие факторы процесса должны быть документированы. Методика или комбинация методик документи­рования, которые необходимо рассмотреть, основываются на факторах, важных для анализа. Далее приведено несколько факторов, определяе­мых как различные подходы, которые могут быть использованы. Дан­ный список не претендует на охват всех возможных вариантов, однако знакомит читателя с наиболее часто используемыми подходами.

3.4.1 Характер процедур

Характер процедур (мероприятий) показывает, какие (администра­тивно-организационные) процедуры выделяются и почему. Уровень де­тализации процедур сильно зависит от целей проекта. В то время как при изучении задач в административном отделе продаж будет достаточным лишь обозначить «контроль накладных», документация по проекту ад­министрирования продаж, которая содержит детальные инструкции, дол­жна содержать больше деталей, таких как сопоставление и ввод заказов, по­вышение цен, контроль точности накладных и т. д. (см. Рисунок 3.А в Разде­ле 3.5).