Оптимизация бизнес-процессов (Коллектив авторов)

3.4.4 Информация

В основном информация (данные) связана с тем, как функционирующий процесс отражен в формах. Обычно незаполненные формы включаются в документацию. Формы определяют, какая информация (данные) должна быть записана и специально оставляют свободное место для этой информации, поскольку они обычно используются для сбора данных в различной последовательности, пока процесс работает.

К примеру, документ «счет-фактура» может содержать следующие элементы данных:

наименование/адрес поставщика
наименование/адрес клиента
дату поставки
дату выписки счета
количество изделий
цена за единицу
условия поставки
код изделия
процент скидки
описание изделия
сумма (по изделию)
чистая сумма по счету
налог с продаж
общая сумма счета

Кроме этой структурированной информации, обычно включаемой в документы, необходимо знать, какая существует неструктурированная организационная информация.

3.4.5Географическое месторасположение

В отношении географического месторасположения в описании необходимо делать упор на определение:

Места или местоположения, где происходят операции
Времени или расстояния, которые необходимо преодолеть. В качестве примера можно привести подпроцессы, которые происходят в отдельных географических местоположениях и время обращения документов.

Фактор географического месторасположения имеет особое значение при анализе того, насколько подходящим является процесс. Анализ может включать анализ маршрутизации или длительности цикла.

3.4.6Местоположение организации

Концепция местоположения организации (местоположения в организационной структуре, в которую входят мероприятия) тесно связан с фактором отдельных лиц и отделов, которые выполняют определенные операции. Важными также являются каналы предоставления отчетности отделами или сотрудниками, их полномочия и ответственность, а также многие другие соображения.

3.4.7Отделы и сотрудники

При рассмотрении географического и организационного местоположения возникает вопрос, какие отделы и конкретные сотрудники участвуют в процессе. Изучение отдела включает в себя изучение функций отдела, различных мероприятий, разделения задач, числа сотрудников и т. д. При изучении конкретных сотрудников важными моментами являются должность, должностные обязанности и их совокупность, требуемый уровень компетентности, уровень образования и опыта.

При изучении отделов и конкретных сотрудников особое внимание следует также обратить на рабочие взаимоотношения между отделами и между конкретными сотрудниками, вовлеченными в различные административные бизнес-процессы. Эти взаимоотношения могут быть разного рода (обмен данными, последовательность участия в процессе, сотрудничество в рамках процесса и т. д.)

— 70 —