Оптимизация бизнес-процессов (Коллектив авторов)

Кроме уровня детализации в документации по процессу также может быть указан уровень вовлеченности персонала. Уровень вовлеченности дает дальнейшее описание процедур (мероприятий). К примеру, концепция накладных включает в себя управление, установление, обоснование, проверку и техническое выполнение.

Иногда анализ вовлеченности приводит к дальнейшему исследованию. К примеру, каждый раз, когда в административном бизнес-процессе вызывается процедура проверки, необходимо также определить процедуры, вытекающие из удовлетворительной или неудовлетворительной проверки (так называемые непредвиденные процедуры). Если процедура про-

верки не дает удовлетворительных результатов, то должен быть назначен человек, который, в конце концов, должен произвести исправления.

3.4.2Элемент времени

Элемент времени может быть подразделен на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательности. Под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения мероприятия. При рассмотрении отрезков времени возникают вопросы относительно длительности, минимальной и максимальной. Последовательность основывается на распределении во времени событий или мероприятий, длительности цикла мероприятий и взаимозависимостью других мероприятий. Под взаимозависимостью мы понимаем то, что процедура может произойти только после того, как другая была начата или завершена. Ключевую роль в осуществлении улучшений играет анализ критического пути.

3.4.3Документы

Необходимо также рассмотреть концепцию документов, поскольку данная концепция включает в себя все элементы, которые могут обеспечить знания в письменной, графической или вербальной форме. Таким образом, следует более подробно остановиться на следующем:

формы
схемы
записи
компьютерный список
информация, отображаемая на экране
фотографии
графики
книги
аудиопленки
измерительные машины
кассовый аппарат
инструменты
устная речь и т. д.

Устная речь занимает особое место в этом списке документов. Хотя устные утверждения при общении людей (прямые или опосредованные, например, по телефону) не рассматриваются напрямую как документы, они составляют часть административных бизнес-процессов. Необходимо включить их в документации по процессам. При дальнейшем анализе и

оценке административного бизнес-процесса оказывается, что устные утверждения формируют слабую связь в процессе. Однако хотя устная речь и не признается документом, но без нее точный анализ процесса невозможен. При использовании документов необходимо также заранее определить, какие характеристики нас интересуют. Достаточно ли обозначить общую концепцию документов или обязательно надо изучить точное содержание, формат, сферу, толщину бумаги и число копий? Как только определена цель создания документа, можно проанализировать его эффективность. Иногда документ имеет значение лишь для отдельного мероприятия, однако часто он выполняет некоторую функцию в серии последовательных мероприятий.

— 69 —