Чем должен быть оснащен сотрудник? Какие документы могут понадобиться? |
||
Когда? |
Когда нужно (следует) начать работу? Когда работа должна быть окончена? Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? Когда сотруднику следовало бы проинформировать меня как руководителя о ходе работы? Когда я должен проконтролировать и, если потребуется, вмешаться в рабочий процесс? |
Контроль за поручениями.
Заведите реестр поручений, чтобы контролировать сроки и ход выполнения задач. Предлагается следующий образец:
Наименование Дата заполнения Срок завершения проекта Описание проекта Цель и намеченный результат |
||||||||
Приоритет |
Конкретные задачи |
Время на исполнение |
Кому поручено |
Срок промежуточного контроля |
Окончание |
Отметка о выполнении |
||
А |
Б |
В |
||||||
Успешно работать — значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.
Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов.
Для целесообразного и эффективного выполнения Ваших задач безусловно необходимо, чтобы Вы лично установили их очередность.
Установление приоритетов помогает Вам:
— планомерно вести дела;
— выполнять срочную работу к установленному времени;
— регулировать перерывы в работе;
— проверять степень срочности;
— определять альтернативные решения, например с помощью вспомогательных вопросов;
— учитывать возможности делегирования.
Ваши личные приобретения:
— Вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент);
— избегаете ненужных конфликтов со своими целями;
— избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;
— избегаете «переделывания» уже сделанного;
— избегаете ненужного стресса.
Принцип Парето (соотношение 80 : 20) применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.
К немногим «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.
С помощью анализа АБВ Вы обеспечиваете упорядочение задач по их значимости и ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.
Отдайте себе отчет в том, что Вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного (основное правило эффективной организации труда)!