Если Вы руководитель

Другая рекомендация касается анализа временных затрат руководителя (да и любого сотрудника). В этом случае важно определить, какие виды работ выполняет человек. Допустим, перечень ваших повседневных ра­бочих дел таков: вы работаете с почтой, документами, ведете по телефону служебные переговоры, обдумывае­те какие-либо служебные вопроса (тактического и стратегического характера), консультируете и инструк­тируете подчиненных, проводите совещания, деловые беседы (а иногда и общаетесь с сотрудниками на лич­ные темы), кратковременно контактируете с персоналом (в процессе управления «путем хождения повсю­ду») и т. д.

Так вот, при желании можно проследить, хотя бы приблизительно, как распределяется ваше время по ука­занным (и иным) видам работ, определить, в каком ас­пекте вашего труда временные затраты являются чрез­мерными, а где, напротив, они явно недостаточны, и воз­можно ли общее их сокращение (если, скажем, продол­жительность вашего рабочего дня существенно превыша­ет, установленный стандарт).

С предыдущей тесно связана и еще одна рекоменда­ция, ориентирующая на рациональное расходование вре­менного ресурса. Суть ее в следующем: стараться отделять главное от второстепенного. Для этого полезно чаще задаваться такими, например, вопросами: целесообразно ли вообще выполнять эту работу? Что случится, если ее не сделать? (Ведь не секрет, что сплошь и рядом мы за­нимаемся на работе массой никому не нужных дел.) Или: нельзя ли делегировать (полностью или частично) выполнение данного задания кому-то из сотрудников? (Кому именно?) Ну, а если мы беремся за выполнение какого-то задания, стоит подумать, нельзя ли упростить рабочий процесс таким образом, чтобы избежать излиш­них временных затрат.

Но представим себе, что выполняемые нами дела до­статочно ответственны, важны, их нельзя ни отменить, ни делегировать кому-то из подчиненных. Словом, эти дела должны выполняться обязательно. Как в таком слу­чае распорядиться временным ресурсом?

Имеющиеся на этот счет разработки рекомендуют следующее. Прежде всего не стоит браться за множество дел (хотя бы и сверхсрочных) в течение одного дня. Разу­мнее запланировать на текущий день 2—3 первостепен­ных дела и 4—5 менее важных, а в целом более десятка дел ежедневно планировать не рекомендуется. При этом желательно обратить внимание на такой момент.

Виды работ, с которыми сталкивается руководитель, чрезвычайно разнообразны в смысле их сложности, ин­тереса, который они к себе вызывают, и т. п. Естествен­но, возникает вопрос, чем заниматься в первую очередь, скажем, в начале рабочего дня (или, если есть возмож­ность, в наиболее благоприятное для человека время су­ток), когда больше сил и голова еще свежа, а чем — позднее, в конце дня (или в менее благоприятные часы). Согласно имеющимся рекомендациям начинать следует с дел более сложных и важных, а также наименее при­ятных, оставляя напоследок сравнительно легкие и до­статочно приятные задания.