Оптимизация бизнес-процессов

1.2

Связаны ли содержание формы и ее функция?

Важно знать, какая информация требуется для выполнения функции данной формы. Вся информация, которую необходимо занести в формы, должна быть доступна пользователям. Форма должна иметь короткое и однозначное название, указывающее на ее функцию.

1.3

Является ли содержание формы существенным, понятным и полным?

В форме должны присутствовать все данные (как напечатанные ранее, так и те данные, которые еще надо заполнить). Текст должен быть понятен пользователю формы. Следует, когда это возможно, использовать напечатанный ранее текст. Формы должны быть как можно более унифицированы.

1.4

Нужны ли инструкции для заполнения формы?

Желательно, чтобы инструкции по заполнению формы содержались в самой форме. Инструкции приводят рядом с соответствующим отделом. Следует как можно меньше использовать сноски. По необходимости следует делать ссылки на специальные инструкции по заполнению формы.

1.5

Удовлетворены ли требования, предъявляемые к форме?

Пользователю должен быть понятен источник форм. Могут быть указаны адрес, местоположение, телефон и ссылка. Должны быть удовлетворены требования закона (на внешних формах должны быть указаны название и местонахождения фирмы, номер отдела и исходящий номер и т.д.). В форме следует указать ее номер, а также дата разработки.

Номер

На что обратить внимание

Пояснение

2.1

Учтено ли единообразие форм

Единообразие форм в общем повышает эффективность работы с ними.

Номер

На что обратить

внимание

Пояснение

2.2

Принята ли но внимание дальнейшая обработка форм?

Следует рассмотреть возможность посылки формы по почте в конверте с прозрачным прямоугольником, а также возможность дальнейшей предварительной обработки при помощи счетно-аналитической машины, сканера, пишущей машинки, копировальной техники и т.д.

2.3

Удобна ли форма для чтения?

Наиболее важные разделы должны быть помещены наверху справа. Размещение разделов формы должно как можно точнее соответствовать их расположению п документе, из которого были взяты данные. В верхнем правом углу формы (в фиксированном месте) должны быть указаны коды документирования, номер процесса, номер процесса, номер подпроцесса и т.д.

2.4

Легко ли заполнить форму?

Важно, чтобы разделы, которые должны быть заполнены, располагались в логическом (для пользователя) порядке. Пели используются так называемые ответы да/нет, пользователь должен знать, что ему делать; к примеру пометка или вычеркивание того, что он считает верным или не верным. Должно быть достаточно свободного пространства для занесения данных или ответов, которые предположительно займут много места.