Оптимизация бизнес-процессов

Все стандартные символы присутствуют на обычной пишущей машинке:

Xобъект подвергается описанному действию

Ообъект используется в действии, нацеленном на другой объект

=объект используется для контрольных действий

Vобъект контролируется

Н (стоп) объект временно регистрируется или ожидает дальнейшего использования

В (регистрация) объект окончательно зарегистрирован

S (закрытие) объект уничтожается или покидает процесс

Т (пояснение) текстовые пояснения для каждой линии в правой части формы

Х-Х действие совершается над несколькими объектами

Примечание - это так называемые символы решения.

Заранее оговаривайте следующие руководящие принципы:

• О всегда используется в строке в комбинации с X: новый объект (О) существует на основе другого (X)
• Символы V и = всегда фигурируют в строке вместе (объект контролируется на основе другого объекта)
• Каждая колонка объекта оканчивается символом S, Н или В, или ссылкой на другую страницу.

IX. 1 Общая информация

Схема движения форм (иногда ее также называют схемой потока форм) помогает разобраться в использовании и маршруте движения форм административного бизнес-процесса. В этом отношении цель схемы движения форм совпадает с целью схемы управления формами, рассмотренной в Разделе 3.9.8. Однако выглядят эти схемы совершенно по-разному. Схема управления формами концентрируется на детальном представлении действий для каждой формы в хронологическом порядке; схема движения форм показывает поток форм в соответствии со структурными единицами или отделами.

Концепция формы в схеме управления формами должна пониматься широко; в схемах также могут быть представлены картотеки, реестры, книги, компьютерные распечатки или информация на экране.

IX.2 Свойства

Схема движения форм принадлежит к категории ограниченных схем: при использовании схемы размещение и символы определены в общих чертах заранее (см. Раздел 3.8.1). Схема построена таким образом, что поток форм представляется символами, при помощи которых формы для

Рисунок IX.А Схема движения форм: процесс выписки счета по продажам

каждого сотрудника или отдела сгруппированы и независимые колонки. Действия представлены при помощи символа с формой, на которой они сконцентрированы.

Схема движения форм особенно подходит для быстрого получения представления об административных бизнес-процессах. Это также является одной из причин, по которой эта методика доказала свою особую пригодность (например, для действий бухгалтера с управленческими функциями). В разделе файла бухгалтерского учета, в котором описывается административная организация компании, часть этого описания можно хорошо реализовать в форме схем, в то время как схемы также проявляют себя хорошо при быстром составлении описания основных дел административной организации. Многие бухгалтерские службы также используют варианты методики схемы движения форм как стандарты документирования для контрольных файлов.