Оптимизация бизнес-процессов

Таким образом, можно решить, требуется ли проведение дополни­тельного анализа длительности цикла. Это изучение может также указать, что в конечном счете предпочтительней: перегруппировывать мероприя­тия или объединять отделы.

В примере, представленном на Рисунке 4.J, был сделан вывод о жела­тельности проведения анализа своевременности выполнения процессов. Этот анализ проливает свет на существенные запаздывания (см. Рисунок 4.Н в разделе 4.5.1). Одним из предпринятых действий было внесение из­менений в маршрут вовлеченных процессов. Процессы были разбиты на подпроцессы, выполняющиеся параллельно. Количество вовлеченных от­делов было ограничено и каждый отдел стал получать только те доку­менты, которые необходимы для осуществления его собственных мероп­риятий. Максимальное количество последующих перемещений докумен­тов между отделами было снижено до 7.

При анализе маршрута движения документов следует рассмотреть производительность и затраты на применение и возможное привлечение альтернативных методов перемещения документов (пневматическая по­чта, компьютерные сети, телефонные почтовые системы и т. д.). При изу­чении вопроса автоматизации офиса следует принять во внимание воз­можности применения форм электронной почты (E-mail, Internet и т. д.).

4.8 Определение точности и тщательности операций по обработке данных

4.8.1 Введение

В этом контексте внутренний контроль, направленный на обеспече­ние точности и тщательности операций по обработке данных, понима­ется как всевозможные виды контроля и проверок информационной си­стемы, административной организации, управления бизнес-процессами, осуществляемыми руководством организации или от его имени. Это включает в себя меры внутреннего контроля, которые встроены в адми­нистративные бизнес-процессы и контрольные действия, выполняемые независимым контрольным офисом.

Рисунок 4.К Типичный перечень контрольных мероприятий

Отправной точкой этих видов анализа является оценка того, действи­тельно ли административные бизнес-процессы организованы таким об­разом, что получаемая система управления информацией достаточно точ­но и полно представляет те вопросы, которые информация затрагивает. Для оценки внутреннего контроля вам необходимо иметь ясное представ­ление об организации административных бизнес-процессов. Понимание, необходимое для проведения этой оценки, может быть частично получе-