Оптимизация бизнес-процессов

Страница: 1 ... 103104105106107108109110111112113 ... 203


ровать мероприятия, которые требуют приблизительно одинакового уров­ня образования и интеллекта. Это подстегивается желанием оптимально использовать человеческие возможности.

Сходство мероприятий может анализироваться путем разбивки ме­роприятий на ряд категорий. При определении категорий мероприятий следует учитывать следующее:

  • Типы выполняемых операций, таких как ввод (набор) с клавиа­туры, кодирование, контроль и т. д.
  • Виды бухгалтерской отчетности, которую необходимо обнов­лять, такие как бухгалтерские книги, дебиторская задолженность, платежные ведомости, кредиторская задолженность и т. д.

Можно проанализировать, как различные категории мероприятий распределяются среди различных сотрудников, а также среди различных отделов.

Затем мероприятия подразделяются на ряд категорий: А Мероприятия по разработке политики, такие как формулирова­ние предложений, касающихся административной организации.

  • Мероприятия по изменению политики, такие как подготовка распоряжений административному отделу.
  • Задачи, для выполнения которых требуются особые мощности, такие как управление сложными платежными ведомостями.
  • Задачи, которые легко выполнить, такие как обновление отчета по продажам, заполнение накладных и т. д.

Группировка мероприятий определяется их классификацией по со­ответствующим категориям и затем проводится рассмотрение, как раз­личные категории распределяются между отдельными сотрудниками и от­делами.

В качестве критерия оценки также может выступать влияние, кото­рое различные наборы задач оказывают на оптимальное удовлетворение работой. Это указывает, достаточное ли разнообразие или свободу обес­печивает набор задач для каждого сотрудника или каждого отдела. Так­же важно, может ли в рамках набора задач быть просмотрена и выполне­на комплексная часть административного бизнес-процесса.

Анализ, возможно, также будет направлен на изучение вопроса: мо­жет ли степень связанности различных мероприятий отражаться па рас­пределении этих задач между отделами и сотрудниками. С этой точки зре­ния особое внимание при изучении мероприятий уделяется определению того, в какой степени они связаны. Для этой цели используется матрица, в которой различные мероприятия представлены по вертикали и по гори-


зонтали. В этой матрице указаны категории отношений, по которым дол­жны быть сгруппированы мероприятия. Категории:

  • Взаимосвязи. Это означает, что существует взаимодействие между рядом мероприятий, мероприятия могут влиять друг на друга. К примеру, клиент заказывает изделие по телефону, проверяется наличие этого изделия на складе, клиента информируют, что данного изделия в настоящий момент нет в наличии, клиент заказывает другое изделие и т. д. При существовании взаимосвязи сильна связь между мероприятиями.
  • Последовательные связи. Различные мероприятия осуществляются в определенной последовательности. К примеру, заказ написан на бланке заказа, изделия, перечисленные в бланке заказа, возвращены с торгового склада и т. д. Связи между мероприятиями, выполняемыми различными отделами или сотрудниками, могут варьироваться от слабых до относительно сильных. Связь между мероприятиями в смежных отделах должна становиться сильнее, если увеличивается частота обмена сообщениями или документами между отделами. В качестве примера можно привести отношение процедур управления кадрами и задач управления хранением в крупной организации. Для каждого мероприятия в процедуре найма на работу нового сотрудника задача управления хранением включает в себя изъятие записи данных о персонале. После того как это мероприятие было выполнено, запись помещается на место. Это происходит восемь раз для каждого приема на работу нового сотрудника. Связь между задачами в обоих структурных подразделениях классифицируется как сильная.

Целью анализа является достижение понимания степени, в которой тесно связанные между собой мероприятия распределены между рядом отделов и работников. Это распределение требует дополнительных ме­роприятий по получению одобрения в устной форме, обмена формами, обмена наборами данных и т. д. Кроме того, следует собрать и изучить данные, относящиеся к затратам на получение одобрения, для минимиза­ции этой не добавляющей ценности деятельности.

— 108 —
Страница: 1 ... 103104105106107108109110111112113 ... 203