Оптимизация бизнес-процессов

• Данные, содержащиеся в отсылаемых и получаемых внешних документах.
• Данные, задающие начальные условия.
• Данные, содержащиеся в путевых листах.
• Данные записей, относящихся к реестрам (к примеру, книги, содержащие записи почтовых отправлений.
• Принятые и отправленные по почте данные, такие как информация, проштампованная на документах различными отделами.

Имеет смысл связывать точки измерений с прибытием (выбытием) документов в (из) отделов. В рамках отделов точки измерений следует связывать с выполнением или завершением основных мероприятий. Для определения масштаба и периодичности исследования случайной выбор­ки необходимо принимать во внимание сложность изучаемых элементов и соответствующих им точек измерений. Сумма средних по точкам изме­рений значений длительности цикла и связанное с ним время ожидания определяют общую длительность цикла процесса. В некоторых случаях строится график средней длительности цикла и используется метод ана­лиза Монте-Карло для определения средней длительности цикла процес­са. Для каждого наблюдения должно быть рассчитано количество рабо­чих дней между точками последовательных измерений. Полное число ра­бочих дней между первой и последней точкой измерения представляет собой длительность цикла за период наблюдения. Среднее число дней между двумя точками измерений по всем наблюдениям представляет со­бой среднюю длительность цикла между этими точками измерений.

Иногда кажется, что некоторый процесс выполняется в соответствии с рядом переменных. К примеру, заказ на поставку на сумму, меньшую $1000, может быть написан и одобрен любым менеджером и отправлен прямо для приобретения. Заказ на поставку на сумму между $ 1000 и $ 10000 требует получения одобрения менеджеров первого и второго уровня. За­каз на поставку на сумму больше $10000 требует получения одобрения менеджеров первого и второго уровня, а также руководителя финансо-

ной службы компании перед тем, как быть принятым отделом материаль­но-технического снабжения. В этих случаях необходимо проводить от­дельно количественное описание каждой переменной. При проведении количественного описания необходимо учитывать влияние сезонных ко­лебаний.

На основе полученного количественного описания и связанных с ним расчетов, может быть составлен обзор длительности цикла. Пример та­кого обзора приведен на Рисунке 4.I. Для изучения выводов, сделанных с учетом Рисунка 4.I, см. пояснения к Рисунку 4.J.

Хотя рисунки, отражающие средние запаздывания и длительность цикла, обеспечивают достаточный объем информации, средние величи­ны часто создают ложное чувство безопасности. Организации теряют по­купателей скорее из-за непредвиденных ситуаций, чем из-за ориентации на средние величины. Именно поэтому собирается информация о распре­делении данных и используется отрицательная величина две сигмы для определения аварийной (ненормальной) длительности цикла, которые могут повлиять на клиентов организации. Сложность большого количе­ства узловых точек, которые позволяют только части последовательнос­ти процессов развиваться через различные ветви, может очень затруднить расчет длительности цикла и затрат. Чтобы преодолеть эти трудности раз­рабатываются имитационные модели для проведения анализа по методу Монте-Карло, проводя процесс через тысячи циклов для определения сред­них и наихудших возможных критических путей, длительности цикла и затрат. Для получения более подробной информации об имитационном моделировании см. главу 5.