Оптимизация бизнес-процессов (Коллектив авторов)

4.5 Анализ своевременности выполнения и длительности цикла

Методики, учитывающие элемент времени, можно разделить на две группы:

Методики, измеряющие своевременность выполнения административных бизнес-процессов.
Методики, анализирующие длительность цикла.

Проводить анализы такого рода следует в том случае, когда существует

свидетельство того, что процессы не завершаются в срок, задерживаются операции обработки. Это становится очевидным из-за отложенных сроков поставки, аннулирования заказов клиентами или частого использования аварийных и временных процедур (в случае автоматизированной платежной ведомости отдел выплачивает вансы или обновляет обширные наборы данных вручную, поскольку регулярная компьютерная информация появляется позже). Кроме того, потребность в проведении анализа может возникать в результате анализа маршрутизации в Разделе 4.7.

Анализ своевременности выполнения процессов должен быть проведен в первую очередь. Если результаты этого анализа говорят, что задержек практически нет, то, соответственно, нет прямой необходимости в расширении анализа и в проведении анализа длительности цикла. Если

Дата:	08 - 15 1992	Код документа:
Проект:	Адм. организация	Фаза проекта:.	Анализ
Команда, работающая над проектом:	Персонал	Предметная область:	Обработка данных о новых сотрудниках
Составитель документа:	Дж. Дв Вит	Предмет:	Общий обзор процесса

Рисунок 4.G Пример анализа своевременности выполнения и длительности цикла

процессы выполняются с отставанием, следует проанализировать маршрутизацию соответствующих процессов. На основе анализа можно определить, происходит или не происходит следующее:

Большое количество отделов вовлечено в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.
Всего несколько отделов вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.
Всего один-два отдела вовлечены в процесс, в ходе которого документы часто перемещаются из одного отдела в другой.

Если всего один-два отдела вовлечены в административный бизнес-процесс, причины запаздывания можно выявить быстро. В других случаях следует провести анализ длительности цикла в каждом отделе, особенно если в процесс вовлечено большое количество сотрудников и/или если существуют исправленные циклы, внедренные в процесс. Анализ должен разрабатываться в форме целенаправленного изучения длительности цикла в отдельных отделах и между ними. Так бывает, когда происходят многократные передачи документов/информации между отделами. Время, которое документы проводят в различных отделах, и время, необходимое для проведения различных мероприятий, должно быть задокументировано (в терминах запаздывания и времени обработки), так же как время, необходимое для перемещения документов (к примеру, система внутренней почты).

— 102 —