Оптимизация бизнес-процессов

3.2 Документирование процессов

Для описания административных бизнес-процессов используют сле­дующие шаги.

A.Инвентаризация существующей документации

B.Изучение текущих процедур

C.Документирование в соответствии с выбранными методиками

D.Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения

E.Введение описаний процесса в набор документов

F.Выбор процессов, которые будут анализироваться в ходе следующей фазы

G.Выбор окончательных целей и методик анализа

Н.Планирование фазы анализа

I.Предоставление отчёта команде по управлению проектом

Инвентаризация существующей документации

На этом этапе собираются все доступные материалы, касающиеся ад­министративных бизнес-процессов, которые должны быть документиро­ваны. Следует рассмотреть такие материалы, как описание системы бух­галтерского учёта, функций и задач, инструкции, формы, документация по процессу и т. д. Существующая документация, пусть даже немного ус­таревшая, может оказаться очень полезной при проведении работы.

Собранные материалы исследователи используют для определения процессов, которые должны быть документированы. Кроме того, мате­риалы определяют, все ли этапы анализируемых процессов будут изучаться и представляться схематически. Не стоит, однако, думать, что сбор ин­формации заканчивается на этой фазе. Каждый раз, когда действительно изучаются текущие процедуры, появляются новые формы и другие доку­менты.

Изучение текущих процедур

В начале фазы анализа мы уже привлекали ваше внимание к проблем­ным областям и спорным вопросам в различных процессах, таким как: сколько времени должно уделяться каждому процессу, параметры, кото­рые имеют значение, периодичность и т. д. Текущие процедуры исследу­ются посредством проведения интервью. Рекомендуется рассматривать весь процесс от начала до конца. Информация, полученная на предыду­щем этапе, необходима для обеспечения полноты исследования. Получен­ная при интервьюировании информация может быть частично собрана в ходе наблюдений, проводимых исследователями во время осуществления проекта.

Необходимо помнить, что любое перемещение процесса из одного отдела в другой сопровождается перемещением форм. Все формы, исполь­зуемые в ходе процесса, откуда-то приходят и куда-то уходят. След копий форм может иметь большое значение, и каждый применяемый набор дан­ных должен быть обновлен. В Приложении XII обсуждается ряд момен­тов, которые должны учитываться при проведении интервью.