Оптимизация бизнес-процессов

Независимо от того, когда или как проводится анализ, всегда необ-ходимо помнить о следующих моментах. Вам следует обдумать, как и с какой целью проводится документирование. К примеру, в проекте «Спра- вочник административной организации», в котором описания составля­ются для целей инструктирования или передачи знаний, документация может быть моделью реальных результатов. Справочник не должен опи­сывать все возможные факторы. Цели анализа направлены на изучение проблемных вопросов, а не на адекватное представление существующего состояния. Эти проблемные вопросы включают в себя оценку условий, фактических экономических показателей или продуктов административ­ного бизнес-процесса (см. Раздел 4.13.3). Необходимо заранее сделать выбор среди различных целей анализа и установить приоритеты. Комп­лексный анализ обычно не дает вам из-за леса увидеть деревья.

4.13.2Ограничение возможностей для анализа из-за методологии документирования

В проекте административной организации процессы, которые долж­ны быть задокументированы и проанализированы, могут выбираться пу­тем последовательного составления иерархического обзора (см. Раздел 3.9.3), составления полного обзора процессов и отделов (матрица; см. Раздел 3.9.4) и выбором ячеек из матрицы для дальнейшего изучения и анализа.

В соответствии с этим, анализ процесса происходит на уровне ячейки (или столбца горизонтально ограниченных ячеек) матрицы. При самом документировании отношениям с другими отделами или процессами по практическим соображениям уделяется меньше внимания. В ходе анализа

Рисунок 4.N Матрица отношений отдел/процесс

эти отношения должны быть также включены в оценку, с тем чтобы рас­смотреть проблему субоптимизации. Уровень анализа административной организации в этом случае происходит на слишком низком уровне ячей­ки (ячеек). Для пояснений смотри Рисунок 4.N.

Определение Субоптимизация определяется как дополнительные ресурсы, затрачиваемые организацией на изменение одного меропри­ятия и ориентированное на экономию ресурсов на этом ме­роприятии, но приводящие к негативному воздействию на об­щее количество ресурсов, потребляемых процессом.

На Рисунке 4.N ячейка В2 имеет следующие внешние связи: