Оптимизация бизнес-процессов

4.12 Эффективность и производительность применяемых инструментов

Примерами применяемых инструментов являются:

• Документы и формы
• Компьютеры
• Сети
• Факсы
• Голосовая почта
• Электронная почта

Анализ применяемых инструментов различается для следующих мо­ментов:

• Реорганизация документов и формы
• Оценка возможностей автоматизации административных биз­нес-процессов
• Оптимизация степени использования административных техни­ческих инструментов

4.12.1 Реорганизация документов и форм

Команда по улучшению процесса должна теперь оценить формы и другие документы, используемые в рамках процесса для выявления по­тенциальных возможностей улучшения результативности и эффективно­сти административных бизнес-процессов. Анализ оценивает, насколько оптимально используются:

• Производственное и обрабатывающее оборудование, такое как персональные компьютеры, миникомпьютеры, микрокомпьютеры или терминалы, которые комбинируются или не комбинируются с формами телекоммуникаций.
• Соответствующее программное обеспечение.
• Методики, которые могут применяться для улучшения производительности создания текста, такие как компьютеризированная обработка текстов, магнитные карты и т. д.
• Инструменты, которые дают возможность одновременно созда­вать ряд документов, таких как дублированные методики выво­да на печать, машинописные экземпляры, полученные через ко-

пировальную бумагу и т. д., печатное оборудование, соединен­ное параллельно и т. д.

• Методики для размножения документов, такие как фотокопи­ровальное оборудование и т. д.
• Возможности стандартизации документов (могут ли отдельные документы с более или менее похожим текстом объединяться для формирования одного документа).

Анализ потребности в непрерывном существовании всех применяемых форм, документов и копий является отправной точкой для этой оценки. Кроме того, команде по улучшению процесса потребуется определить, действительно ли нужны все действия, выполняемые в связи с применяе­мыми документами. Эти оценки могут, к примеру, осуществляется на ос­нове схемы управления формами (см. Приложение 7 и Рисунки 4.Е. и 4.F.) В этих рисунках описываются документы и файлы, применяемые в связи с ними.

Кроме того, обзор составляется с учетом специфики каждой катего­рии:

• Цель документов.
• Количество документов, создаваемое за период времени.
• Время, необходимое для этого создания.
• Связанные с этим затраты.
• Стандартные или нестандартные документы.

Проведение анализа лучше всего начинать с изучения схемы управ­ления формами. При помощи этой схемы можно достичь понимания мес­та, где создаются документы, и основы, на которой они создаются, ис­пользуемые количества (параметры), для какой цели они используются и как они регистрируются и хранятся. На этой основе может быть состав­лен ряд предварительных заключений в отношении использования доку­ментов. Эти заключения должны быть соответственно скорректированы, и на основе Рисунков 4.Е и 4.F должны быть изучены потенциальные воз­можности для улучшения. Используя эти рисунки, команда по улучше­нию процесса может определить, какие комбинации документов могут быть выпущены одновременно. Также на основе этих рисунков команда по улучшению процесса сможет понять, могут ли быть объединены или упрощены действия, связанные с документами.