Оптимизация бизнес-процессов

честно отсутствующих документов или инструментов). Этот анализ час­то выявляет непроизводительное использование ресурсов, которое ока­зывает негативное воздействие на эффективность последующих процес­сов. Также может оказаться необходимо провести количественное описа­ние длительности цикла (см. Раздел 4.5).

4.10 Использование преимуществ возможностей стандартизации

Анализ возможностей стандартизации административных бизнес-процессов будет направлен на изучение применяемого оборудования, по­требностей офиса и способов, которыми выполняются различные мероп­риятия.

Для компьютеризации офиса важными условиями достижения успе­ха являются стандартизация методов работы, системы кодирования и т.д. Примером выполнения различных мероприятий в различных местах яв­ляется агентство временного трудоустройства, в котором проводится ре­гистрация новых временных работников и запись запросов потребителей временных работников.

• Где выполняются мероприятия?
• В какой части административного бизнес-процесса выполняются мероприятия?
• Зачем выполняются мероприятия?
• Что является желаемым результатом мероприятий?
• При каких условиях должны выполняться мероприятия?

Используя этот подход, команда по улучшению процесса может ана­лизировать, нужны ли различия между отделами в отношении цели ме­роприятия, требуемых результатов и предварительных условий. Таким образом вы сможете определить, существуют ли возможности для стан­дартизации мероприятий.

4.10.1 Оборудование

Оборудование для стандартизации (такое как персональные компь­ютеры, стандартные программы для обработки текстов, копировальное оборудование и т. д.) может дать ряд важных преимуществ; к примеру, упрощение эксплуатации, поддержки и ремонта. Меньше усилий потре­буется от вспомогательного персонала, поскольку устраняются различия в требованиях по обслуживанию. Меньше рабочего времени требуется на изучение того, как действует различное оборудование. В то же время, уп-

рощается и ускоряется процедура переключения при поломке с одной ма­шины па другую.

Изучение начинается с составления перечня всех видов оборудова­ния, которое используется в масштабах административных бизнес-про­цессов. Необходимо указывать процесс, отдел и мероприятие, в которых используется это оборудование. Если в ходе этих мероприятий использу­ется разное оборудование, необходимо изучить положение дел в различ­ных отделах. Следует просматривать цель мероприятий, скорость, с ко­торой они должны выполняться, и степень использования оборудования. На основе этой информации можно сформировать общее представление о том, возможна и желательна ли стандартизация применяемых инстру­ментов.