|
Третьей возможностью введения функционального разделения формируется дроблением мероприятий по разным товарам или услугам, которые организация производит или закупает. В торговой организации продажа различных неоднородных частей может осуществляться двумя разными отделами. Дробление задач в организации происходит на основе коммерческих или других соображений. Содействие развитию хорошего внутреннего контроля является всего лишь одним из определяющих факторов.
Использование автоматизированных систем в организации предъявляет особые требования к показателям внутреннего контроля из-за следующих факторов:
- Документирование исходных данных в ряде наборов данных (ручных и размещенных в разных местах) не проводится многократно, а происходит путем однократной записи в один или несколько взаимосвязанных (компьютеризированных и концентрированных в определенном месте) наборов данных (см. также Рисунки 4.N и 4.0 в Разделах 4.13.2 и 4.13.3).
- Интеграция (объединение в одно целое) наборов данных снижает возможность того, что ряд сотрудников будет обрабатывать одни и те же данные и сравнивать полученные результаты.
- Интеграция последовательных административных действий снижает вмешательство человека в административный процесс и таким образом снижает возможности для построения функционального разделения. Это может привести к снижению количества связей (форм и т. д.), которые должны пониматься сотрудниками или быть ясными для них. Иногда необходимость в функциональном разделении исключается, так как процесс полностью автоматизирован; к примеру, в ходе обмена данными или магнитными лентами между организациями.
- Концентрация мероприятий в компьютерном центре (разработка программ, ввод данных, наблюдение за выходными данными и т. д.) может побудить к использованию специальных мер по контролю.
В отношении внутреннего контроля необходимо гарантировать, что:
- Используемые программы приводят к желаемым результатам.
- В компьютер вводятся точные и полные данные.
- Используются правильные программы и наборы данных.
- Оборудование хорошо функционирует без нежелательного вмешательства во время работы программы.
- Наборы данных защищены от аварийных ситуаций.
- В наборы данных не вводятся неправильные или недопустимы исправления.
- Возможно восстановление в случае выхода из строя компьютера.
Эти гарантии могут быть также реализованы путем:
- Введения функционального разделения между проектируемыми требованиями системы, спецификациями пользователей, разработкой технических систем (программирование), оценкой разработанных систем и фактической обработкой данных. Пользователи должны быть убеждены в том, что разработанные программы приведут к желаемым результатам. Установка функционального разделения, упомянутая выше, должна помочь в выявлении несанкционированного использования программ.
- Введения при обработке данных функционального разделения между вводом, контролем и хранением наборов данных, компьютерных программ и обработкой данных при помощи компьютера.
- Внедрения специальных контрольных мер в компьютеризиро-
ванные процессы обработки, такие как программное управление, использование контрольных чисел, процедурное peгулирование, периодическое проведение проверок электронной обработки данных и т. д.
Часто в небольших организациях невозможно или неэффективно проводить строгое распределение функций. В этих небольших организациях
— 115 —
|