Планирование и подготовка посещении
У каждого, кто к вам приходит или хочет войти, есть повод для беседы, который ему кажется важным.
- Спрашивайте себя, имея в виду конкретного посетителя, которого Вы хотите принять или пригласить, какой цели Ваш разговор должен послужить.
- Выясните в начале визита по возможности вместе с собеседником вопрос: «Какова цель этой беседы?»
- Предварительно устанавливайте продолжительность визита; разговор, как правило, длится столько времени, сколько его есть в распоряжении. Предполагаемую длительность разговора фиксируйте на соответствующих формулярах вашего дневника времени.
- Переносите предусмотренную тему или всю беседу на другое время, если вы не можете достичь намеченной цели в имеющееся в Вашем распоряжении время.
- Частную информацию излагайте в конце, когда покончите с основной темой.
- Поручите своему секретарю следить за временем визита; договоритесь с ним о том, чтобы он Вам напоминал о нем или вмешался в разговор с помощью фразы типа: «Через полчаса Вы должны ехать в город N» и т. д.
- Подготовьтесь, хотя бы на скорую руку, к разговору по его существу (подоплека проблемы, прежние дискуссии на эту тему, принятые решения и шаги) и держите наготове необходимые документы.
- Настройтесь на возможные аргументы и возражения
- своего собеседника.
- В заключение проверьте, необходим ли этот разговор и нет ли ему альтернативы (например, звонок по телефону или деловая встреча за обеденным столом).
- Готовьтесь к разговору, например с помощью следующего бланка-листка.
Бланк-листок подготовки к беседе
|
Планирование
|
Срок Тема Лимит времени Подготовка по существу проблемы Материалы
|
Начало:
|
Короткое приветствие и сразу к сути дела
|
Ход беседы:
|
Не уходить от темы Быть активным слушателем
|
Завершение:
|
Конкретное разделение обязанностей Соблюдение лимита времени Подведение кратких итогов Заканчивать словами, предназначенными лично собеседнику
|
|
|
Собеседование с сотрудниками. Посещение своих сотрудников легче контролировать и включать в собственные временные планы, чем визиты коллег из других отделов.
— Установите для сотрудников определенные часы приема, во время которых Вы сможете обсудить с ними все, что накопилось за истекший период.
— 95 —
|