9. Расспрашивающий. После совещания21. Возвращайтесь — хотя бы время от времени — к ходу и результатам состоявшейся конференции, например путем опроса участников: — Были ли достаточно ясными тема и цель совещания? — Получил ли каждый из участников своевременно повестку дня и другие материалы? — Началось ли заседание вовремя? — Соблюдались ли повестка дня и регламент? — Была ли достигнута цель совещания? — Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки? — Сколько времени было использовано неэффективно? 22. Составьте четкий итоговый протокол — по возможности через 24 —максимально через 48 часов после завершения заседания. Образец (формуляр) Вы найдете ниже. Самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка — плохой протокол. 23. Так называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фотокопии, в большинстве случаев пространный протокол становится тогда излишним. Пример соответствующего формуляра следует после бланка итого протокола. 24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. 25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.
6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день. — 93 —
|