|
К этому еще одно конкретное указание: Секретарь должен обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора, каждый действительно деловой партнер это поймет, если будет вежливо спрошен. Вручите своему секретарю бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует «пропустить» к Вам. Никогда не поручайте секретарю использовать следующие извинительные формулировки: — «… на важном совещании»; — «… не хочет, чтобы ему мешали»; — «… у него важный визит».
Такие и подобные им фразы вызывают неприятные чувства у звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как с важным лицом, а ему вдруг дают понять на социальном уровне или на уровне деловых отношений, что «другой важнее, чем ты!» (иначе бы шеф соединился с тобой сейчас же»). Поэтому избегайте ситуаций, в которых ваш партнер почувствовал бы себя обиженным или даже униженным. Выбирайте «нейтральные» извинения, не говоря уже о том, что Вы вообще не должны сообщать собеседнику, чем Вы в настоящую минуту заняты. Используйте такие не обязывающие формулировки как: «Господина X в настоящее время нет на месте (в пути, обедает), и мы ждем его к 14 часам. Не могли бы вы позвонить позже?» Если Ваш секретарь не уверена в том, хотите ли вы соединиться с абонентом, она может передать принятие решения об относительной срочности и важности разговора абоненту: «В настоящее время он очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его прервать?» Эта стратегия в большинстве случаев хорошо функционирует, Поскольку абоненту станет ясно, что ему хотят пойти навстречу. — 100 —
|
||||||