|
Тема, повод |
Номер телефона |
Приоритетность |
Контроль за исполнением |
||
«Мелкие» телефонные звонки, которые приходится делать в течение одного или нескольких рабочих дней, должны производиться в блоке в непроизводительное время (см. график работоспособности), когда они не могут нарушать ход работы.
Используйте «холостые» промежутки времени и другие паузы между отдельными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.
Пользуйтесь телефоном антициклично, т. е. не в рабочие часы пик.
Тогда Вы сможете быстрее дозвониться до своего партнера. Наиболее благоприятными для телефонных звонков промежутками является время
с 8.00 до 9.30;
с 13.30 до 14.00;
после 16.30.
В другие часы приходится считаться с тем, что время решения вопросов по телефону почти удваивается и Ваш партнер может с вами немедленно говорить лишь примерно в 50 % случаев.
Перед каждым звонком проверьте три принципиальных вопроса:
— Имеется ли однозначная потребность в личном контакте?
— Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?
— Существует ли возможность последующей встречи с партнером (абонентом)?
Предварительные соображения, которые не приводят к телефонному разговору, ценнее, чем телефонный звонок без цели или результата
Вы должны набирать номер только тогда, когда Вам будет ясна цель разговора: Хочу ли я просто поддержать общий контакт и обменяться мнением с коллегой?
— Хочу ли я пуститься в воспоминания или установить новую связь?
— Хочу ли я получить информацию или передать ее?
— Хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?
— Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и ближе ознакомиться со своими проектами?
Позаботьтесь о выборе правильного момента для своего разговора:
— Выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече.
— Предупреждайте о своем звонке заблаговременно! Многие из Ваших деловых партнеров будут за письменным столом ждать Вашего звонка, если Вы заранее укажете (с помощью письма, телекса, секретаря) точное время. Вы сэкономите время и средства и ускорите решение соответствующего вопроса!
— Готовьтесь к своим звонкам по-деловому и содержательно!
— Важной предпосылкой успешного телефонного разговора является его подготовка. Следующий бланк поможет Вам эффективнее использовать такой инструмент общения, как телефон. Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ведении разговора.