Психология управления

В общем виде ответ на вопрос «Что делегировать?» заключается в следующем: чем менее важной, срочной и масштабной является задача, стоящая перед руководителем, тем лучше подходит она для делегирования. И наоборот, чем больше важность, сложность и масштабность задачи для бизнеса, тем выше вероятность того, что ее решение необходимо руководителю оставить за собой.

Таблица 6.2

Матрица Эйзенхауэра

Делегировать следует:

• рутинную работу Это те самые задачи, которые отнимают у руководителя 65 % времени и вносят всего 15 % в общий результат. Например, подготовка ежедневного отчета вышестоящему начальнику о выполненных подразделением задачах, которая занимает много времени.

Руководитель может:

– составить его сам на основании отчетов, представленных в конце рабочего дня своими сотрудниками;

– поручить кому-либо из подчиненных собрать отчеты коллег и сделать общий, сводный отчет за все подразделение.

Руководителю остается быстро «пробежаться глазами по документу», внести в него необходимые уточнения и отправить отчет своему начальнику, что займет считанные минуты;

• подготовительные и специальные операции. Например, руководитель приглашен на конференцию, где планируется его выступление с докладом. На этом мероприятии будут присутствовать представители властных структур, деловые партнеры, руководители конкурирующих организаций, бизнесэлита. Необходимо использовать предоставившуюся возможность для грамотной презентации своей компании как солидного игрока на рынке и себя как грамотного руководителя.

Для этого руководитель может использовать один из трех путей:

– подготовить выступление самому – от сбора необходимой информации до написания текста, выстраивания логистики доклада, расстановки акцентов и т. д.;

– поручить кому-либо из своих подчиненных (секретарю, сотруднику, хорошо знающему данную проблемную область) осуществить необходимую подготовительную работу по сбору информации, обработке данных, проведению их анализа, т. е. отдать «вниз» задачи, требующие значительного временного ресурса для их решения. Результатом работы сотрудника является основа доклада, который включил поиск и систематизацию необходимой информации;

– если у руководителя есть специальный сотрудник (референт или спичрайтер), он может полностью делегировать ему написание доклада к предстоящей конференции. Результатом работы референта является текст доклада руководителя компании на конференции. При этом самому руководителю остается лишь внимательно прочитать подготовленный референтом текст выступления, внести в него необходимые на его взгляд коррективы, правильно расставить акценты и т. п.