|
Дату проведения совещания его участникам сообщают заранее, чтобы они могли до его начала ознакомиться с материалами, подготовиться. Обычно время и дата совпадают с днем, который традиционно отводится для подобной деятельности, непредвиденные совещания возможны как исключения. Время проведения совещания должно быть максимально удобным для всех. Не следует отвлекать сотрудников от неотложных дел и лишать их возможности отдыха. Затем необходимо продумать регламент совещания. Примерный распорядок может быть следующим: общее время проведения – не более 1,5-2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45-50 минут работы. Во время перерыва можно предложить участникам прохладительные напитки, кофе, чай, печенье, бутерброды. Подготовка помещения для проведения совещания включает создание в нем оптимального температурного режима и освещения. Необходимо обеспечить наглядность – от мела и фломастеров до видеотехники, предусмотреть для каждого участника возможность записей. Помещение должно быть достаточно просторным, позволяющим участникам расположиться так, чтобы видеть друг друга. Наиболее подходящими для организации совещания формами расстановки мебели являются «буква П», «прямоугольник», «круг» и «дискуссионный клуб». В двух первых формах несколько затруднен контакт между участниками, сидящими на одной линии. «Дискуссионный клуб» (расположение за столами группами по четыре человека) может использоваться, если руководитель планирует организовать работу в подгруппах. При проведении совещаний может использоваться «прием аквариума», который предполагает образование участниками внутреннего и внешнего кругов. Активная работа ведется во внутреннем круге – «аквариуме». Если кто-то не готов, плохо себя чувствует и не хочет участвовать в обсуждении, ему предлагается занять место во внешнем круге и просто понаблюдать за процессом. Когда руководитель планирует размещение участников, ему желательно учесть степень их активности и структуру неформальных отношений в группе. Если сотрудникам в процессе обсуждения предстоит делать записи, можно предложить им расположиться за столами. Однако следует иметь в виду, что мебель может создавать ощущение барьеров между участниками, что препятствует свободному высказыванию мнений. Отсутствие столов может стать источником открытости, но в то же время незащищенности и дискомфорта. Желательно, чтобы мебель была удобной, а общий интерьер должен способствовать физическому и психологическому комфорту приглашенных. Последовательность проведения совещания — 183 —
|