Антитайм-менеджмент

Правило «Тронул – ходи»

Как и предыдущее правило, это повторяет общую логику действий с Накопителями. Если работа с письмом начата, мы не имеем права пометить его непрочитанным. Если открыли, ему одна дорога – через обработку в Архив.

Конечно, точно рассчитать время не всегда возможно и закончить работу над письмом в один присест не всегда удается. В таком случае действуем по обычной схеме – записываем элементарное действие в таск-менеджер, а письмо все равно отправляем в Архив. В нем могут быть ценные сведения, которые потребуются для завершения дела. Их можно скопировать в комментарии к задаче в таск-менеджер.

Задание 1

Постарайтесь определить, как часто вы лично (и ваши сотрудники) должны отвечать на письма. Найдите наибольший интервал времени. Установите его как личный и корпоративный стандарт.

Доведите до сведения контрагентов и клиентов, что теперь вы проверяете почту по часам. Это очень важно. Если так не сделать, вас начнут одолевать бессмысленными звонками.

Настройте автоответчик, который сообщит, что письмо получено, и проинформирует, когда стоит ждать ответа. В его тексте напишите свой номер телефона, чтобы вам могли позвонить, если письмо очень срочное.

Задание 2

Если у вас почта на Gmail

Пожалуйста, выберите все прочитанные письма с помощью специального чекбокса и нажмите «Архивировать»[12], вся почта уйдет в Архив. Если необходимо, повторите эту процедуру несколько раз. Если писем слишком много, выберите «Все письма» в чекбоксе.

Не бойтесь, почта никуда не пропадает. Все, что нужно сделать, чтобы вернуть непрочитанные письма во «Входящие», – зайти во вкладку «Вся почта» (у меня она отображается в основном меню, а у вас, скорее всего, скрыта под словом «Еще») и с помощью того же чекбокса выбрать «Непрочитанные». А когда сверху появится клавиша «Переместить во входящие», нажать на нее.

Если вы пользуетесь Яндекс.Почтой

Войдите в ваш почтовый ящик и обратите внимание на клавишу «Добавить кнопку» (с изображением волшебной палочки). Нажмите на нее и в открывшемся меню выберите клавишу «Архивировать». Так в Яндекс. Почту будет добавлена функция помещения отработанных писем в Архив.

Выберите все прочитанные письма и архивируйте их.

Задание 3

Попрактикуйтесь с поиском. Попробуйте найти давнишнюю переписку с помощью общей поисковой строки и окна расширенного поиска.

Если вы пользуетесь почтовым клиентом

В последние несколько лет веб-интерфейсы почтовых сервисов настолько развились, что по функционалу не уступают самым навороченным почтовым программам. На мой взгляд, почтовые клиенты, которые ставятся на компьютер, годами там живут, накапливают гигантские архивы писем и потом начинают жутко тормозить, в ненужный момент выполнять архивирование и медленно включаться, ушли в прошлое.