Антитайм-менеджмент

Обычно поиск выглядит примерно так. Чтобы найти нужное письмо, мы отправляемся в древо папок, которые созданы по признаку контрагентов, сотрудников, руководителей, проектов, поставщиков, клиентов или контактных лиц. Дальше ищем тему и примерную дату письма. Если оно похоже на то, что нужно, заглядываем внутрь, чтобы проверить.

То, что я предлагаю, повторяет данный процесс в точности. Только сортировку писем по критериям мы перекладываем на поисковый алгоритм почтового сервера, который делает это не менее гибко, чем мозг.

Почти каждый почтовый сервис и программа имеют мощнейший механизм поиска, так давайте же им пользоваться. Он поможет находить письма гораздо быстрее и лучше, чем мы, когда ищем глазами. Причем дает очень точные результаты.

Его поле находится над основным окном с письмами и, если ввести там поисковый запрос, то сервис будет искать ключевые слова во всех полях всех писем по всей почте. В большинстве случаев этого хватает.

В остальных же мы пользуемся продвинутым поиском, который открывается по нажатию стрелочки вниз, расположенной в правой части поискового поля рядом с синей иконкой кнопки «Поиск» (обычно значок лупы).

В Gmail есть следующие критерии поиска.

1. Адресат

В 90 % случаев папки в древовидной структуре почтового Архива создавались по имени контактного лица или названию организации, с которой велась переписка. Из этих же соображений первыми полями в поисковой форме стоят те, где можно указать отправителя и/или получателя, что очень удобно.

Когда мы ищем письмо нужного человека, то вводим начальные буквы его электронного адреса в верхнее поле, и Gmail сразу подсказывает адреса, в которых они встречаются. Особенно удобно, когда ваша адресная книга тоже есть в Gmail – тогда можно вводить имя или фамилию человека, чье сообщение мы разыскиваем.

Если мы ищем свое письмо какому-либо человеку, тогда задействуем и поле «ОТ» и поле «КОМУ». В первом указываем собственный адрес, а во втором – получателя.

Это настолько популярный способ поднять переписку, что в Gmail даже есть функция «Переписка», показанная в карточке контакта, а также во всплывающем окне, которое появляется, когда мышка наведена на имя отправителя или получателя письма при просмотре его во «Входящих» или во всей почте.

2. Ключевые слова

Второй очевидный способ – поиск по словам в сообщении. Он используется по умолчанию, если мы не открываем расширенный поиск. Чтобы получить нужные результаты, просто введите ключевые слова в главном поисковом поле (не разворачивая окно расширенного поиска), и увидите все письма, которые их содержат.