Антитайм-менеджмент

Третье правило работы с электронной почтой

Держите почту закрытой. Выключите все информеры!

Никаких выскакивающих окошек, открытых окон и уведомлений. Ни на компьютере, ни на смартфоне. Перестаньте постоянно отвлекаться от важной работы на почту!

Мы разучились нормально сосредоточиваться. И как только хоть немного погружаемся в проблему, нам сразу хочется отвлечься, посмотреть новости или проверить почту. Наша психика не терпит интриг и незавершенных дел, а любое уведомление ее создает! Даже если это системное сообщение, все равно хочется его прочитать или скорее удалить.

Отключите уведомления и закройте окно почты. Вы увидите, насколько проще станет работать и насколько улучшится результат такой работы. Не превращайте и без того обширную переписку в чат. Избавьтесь от лишнего общения. 99 % руководителей МОГУТ себе это позволить.

Вы боитесь что-то пропустить? Нечто важное? Вот пустой список. Перечислите хотя бы 5 тем или писем, которые требуют мгновенного ответа.

–

–

–

–

–

Если только вы не сидите на продажах и напрямую не общаетесь с клиентами, список будет пустым или полупустым. Меня «восхищают» руководители, которые буквально живут в электронной почте. Они требуют от сотрудников мгновенных ответов (иногда даже в нерабочее время), а потом жалуются на низкую продуктивность. Невозможно нормально работать, если постоянно отвлекаешься.

Иногда бывает, что мы ждем письмо, на которое нужно быстро ответить. Иногда из-за этого может встать целый процесс. В таких случаях слепо следовать правилам глупо. Лекарство не должно быть горше болезни. Мы будем применять мягкий вариант.

Если ждешь важное письмо – допускается часто открывать электронную почту и просматривать заголовки. Этого письма нет? Другие не читаем. Закрываем программу или окно браузера до следующего раза. Остальную переписку можно обработать в специально выделенное время. Теперь продолжим.

Правило «Нет времени – не трогай»

Это правило стоит особняком. Почта стала такой привычной, что иногда мы превращаем письма в чат. Бывает, не успеешь отправить письмо, приходит ответ: «Получил, посмотрю утром». Смысл таких писем под большим вопросом. Поэтому давайте будем следовать простому правилу: если на работу с письмами нет времени, не нужно их открывать.

Обычно по теме и первым строкам письма (они видны, даже если оно не прочитано) можно судить, сколько внимания оно потребует. Если в запасе только 10 минут, а писем несколько, стоит уделить время тем, обработать которые мы успеем. «Масштабные» письма лучше просто не трогать.