Оптимизация бизнес-процессов

• Ответственности, как внутри организации, так и вне ее.
• Реальной деятельности процесса (такой, например, как положение на складе, где хранится тот или иной товар).
• Внешней связи (например, информация, которую необходимо предоставить службам пенсионного страхования, здравоохранения, налогообложения и т. д.).

Важно четко определить, для чего именно необходима информация. Выявление требуемой информации может производиться согласно мето­ду, состоящему из пяти мероприятий (см. Рисунок 5.В):

• Выявить ключевые факторы успеха (КФУ).

Рисунок 5.В Пять этапов метода

• Определить бизнес-процессы.
• Выявить взаимосвязи между ключевыми факторами успеха и бизнес-процессами.
• Определить или ввести в действие контрольные переменные.
• Определить форму и периодичность отчетности по управлению.

Два момента особенно важны для разработки формы и содержания систем информационного управления. (1) С одной стороны, данная сис­тема информационного управления должна быть получена из реализа­ции организационных целей. Эти цели следуют из выбранной стратегии или сформулированной политики и соответствующих ключевых факто­ров успеха. (2) Внутренняя оперативная отчетность должна базироваться на бизнес-процессах организации. Наконец, бизнес-процессами необхо­димо управлять и их надо эксплуатировать.

В ходе первого мероприятия выделяются ключевые факторы успеха. Ключевые факторы успеха могут быть получены на основе стратегий и целей, выбранных организацией. Эффективность информационного уп-

равления и значительной степени определяется пониманием факторов, имеющих решающее значение для функционирования организации, и отчетностью по ним. Например, не имеет решающего значения тот факт, что государственная организация, ответственная за содержание памятников, исчерпала свое годовое бюджетное пособие. Заключение о финансах почти ничего не говорит о том, как проводится политика и реализуются цели. Перечень различных памятников, их возраст и число субсидируемых проектов дают намного более полное представление о работе организации. Слишком часто руководство сосредотачивается на финансовых соображениях, не обращая внимания на итоговое воздействие на цели организации или на улучшение этих целей.

В ходе второго мероприятии выделяются бизнес-процессы. С помощью схемы функциональной организации, в существующий список бизнес-процессов вводится иерархия. Эта иерархия помогает понять структуру и состав всех процессов в организации. Детализацию бизнес-процессов следует проводить до уровня, на котором наблюдается явная связь с обязанностями и квалификациями соответствующих менеджеров. Методика, позволяющая достигнуть этой цели, описана в Приложении III. Иллюстрация взаимоотношений между ключевыми факторами успеха организации и типичными административными бизнес-процессами представлена на Рисунке 5.С.